Eine KI-Mitarbeiterin für deine Ferienwohnungen, direkt in deinem PMS

Was KI für Ferienwohnungen bedeutet

KI für Ferienwohnungen ist Software, die die tägliche Gästebetreuung und Betriebsaufgaben in der Ferienvermietung übernimmt: Gästefragen beantworten, Anreisehinweise geben, kleine Anliegen bearbeiten und Probleme an die richtige Person weiterleiten. Sie ergänzt dein Property Management System (PMS) und deine Kanäle, ohne sie zu ersetzen. Für Airbnb-Gastgeber und Ferienwohnungsverwalter ist der Grund einfach: Gäste schreiben zu jeder Tageszeit, und jemand muss antworten.

Una arbeitet in dem PMS, das du bereits nutzt

Wenn du nach einer Verwaltungssoftware suchst, einem PMS wie Guesty, Hospitable oder Zeevou, ist Una keines. Sie erledigt die Arbeit in deinem bestehenden PMS: Sie liest die Reservierung, antwortet im Gäste-Posteingang und gibt Aufgaben an dein Team weiter. Die meisten Gespräche in der Ferienvermietung führt Una über PMS-Posteingänge wie Guesty, Hospitable und Zeevou. Una + Guesty.

Worüber deine Gäste schreiben

≈ 1/3

der Gespräche in der Ferienvermietung drehen sich um Check-in und Zugang (Median über alle Betreiber)

Una-Gesprächsdaten: rund 72.000 Gespräche, Aug. 2024 – Okt. 2026

≈ 58%

der Gespräche in der Ferienvermietung beginnen außerhalb von Montag bis Freitag, 9–18 Uhr

Una-Gesprächsdaten: rund 72.000 Gespräche, Aug. 2024 – Okt. 2026

≈ 17%

beginnen nachts zwischen 22 und 7 Uhr

Una-Gesprächsdaten: rund 72.000 Gespräche, Aug. 2024 – Okt. 2026

In einer Ferienwohnung gibt es keine Rezeption, zu der Gäste gehen können. Anreise, Türcodes, Parken und WLAN stehen bei ihren Fragen an erster Stelle, zu jeder Tageszeit.

Was Una für Gastgeber und Ferienwohnungsverwalter erledigt

Gästekommunikation

• Im PMS-Posteingang antworten, am Telefon mit direkter Weiterleitung an dein Team, per WhatsApp, SMS, E-Mail, Instagram, Messenger und auf deiner Website, in der Sprache des Gastes. Nachrichten von Airbnb, Booking.com und deinen anderen Buchungsportalen landen im PMS-Posteingang. So beantwortet Una sie an einem Ort.
• Concierge-Fragen zu WLAN, Ausstattung, Hausregeln und Umgebung beantworten, für Apartments, Ferienhäuser und private Villen gleichermaßen. Mehr zum KI-Concierge.
• Gästeanrufe rund um die Uhr annehmen; dringende Anliegen werden sofort als dringend markiert an dein Team weitergeleitet. So beantwortet Una Anrufe für deine Ferienwohnungen.
• Die Buchung jedes Gastes kennen und Türcodes sowie Check-in-Details nur an verifizierte Gäste weitergeben. Geprüft wird wie an der Rezeption: Name und Aufenthaltsdaten oder die Telefonnummer der Buchung zusammen mit den Daten, niemals Passnummern.
• Beim Check-in helfen, Anfragen zu früher Anreise und später Abreise, Aufenthaltsverlängerungen und Extras bearbeiten. So funktioniert der Check-in.
• Direktanfragen mit einem Direktbuchungslink in Buchungen verwandeln. Mehr zu Direktbuchungen.

Betrieb

• Reinigungs- und Wartungsanfragen in Aufgaben für die richtige Person verwandeln. Mehr zu Gästeanfragen und Aufgaben.
• Deine eigenen Abläufe ausführen: Una stellt die von dir festgelegten Fragen und sendet die Antworten an die gewünschte Stelle, etwa um Reinigungskräfte über einen Check-in am selben Tag oder eine frühe Abreise zu informieren.
• Arbeit dort übergeben, wo dein Team bereits arbeitet: in deinem CRM, Slack, WhatsApp, WhatsApp-Gruppen oder Telegram. Die Rückmeldung „erledigt“ an den Gast übernehmen deine Manager.

Wiederkehrende Gäste

• Vor und während des Aufenthalts frühe Anreise, späte Abreise, Aufenthaltsverlängerungen und Extras anbieten.
• Frühere Gäste mit persönlichen Direktbuchungsangeboten zurückgewinnen und Lückennächte mit Angeboten an Gäste füllen, die bereits bei dir waren.

Self-Check-in und Zugang

Check-in und Zugang sind das Hauptthema in der Ferienvermietung und der häufigste Grund, warum Una ein Gespräch an dein Team übergibt. Anreise- und Self-Check-in-Anleitungen werden rund um die Uhr verschickt. Welche Angaben du dafür festhalten solltest, steht in unserer Checkliste für Gästeinformationen. Wenn vor Ort jemand gebraucht wird, etwa weil ein Code nicht funktioniert oder ein Gast vor verschlossener Tür steht, wird der Fall als dringend markiert und sofort an die von dir bestimmte Person weitergegeben. Etwa 3 von 5 dieser Gespräche gehen an dein Team. Das ist gewollt: Una übernimmt die Fragen, dein Team die Probleme.

Wartung und Reinigung

Wartung ist der zweithäufigste Grund, warum Una ein Gespräch aus der Ferienvermietung an das Team weitergibt. Die Anfrage wird zur Aufgabe für die richtige Person, und der Gast erfährt, dass sie erfasst wurde:

Wenn dein PMS bereits KI hat

PMS-eigene KI, etwa KI-gestützte Antworten im PMS, hilft bei wiederkehrenden Fragen im Posteingang und reicht manchen Betreibern aus. Die Lücken zeigen sich mit wachsendem Portfolio: Wer geht ans Telefon, was passiert bei mehreren PMS, wie werden Probleme weitergegeben und nachverfolgt, und bleiben deine Gästegespräche bei einem Systemwechsel dein Eigentum? Una arbeitet über deine PMS-Posteingänge, Telefon und Nachrichtenkanäle hinweg und eskaliert nach deinen Regeln. Lade Gespräche und Anrufaufzeichnungen jederzeit herunter. Wie bei Menschen sollte nur ein Mitarbeiter einem bestimmten Gast antworten: Verteile entweder die Unterkünfte auf beide Lösungen oder nutze besser eine einzige, damit Informationen und Eskalationswege überall gleich sind. Lesen: Fünf Lücken, die PMS-eigene KI nicht schließt.

Una und die geplanten Nachrichten deines PMS

Dein PMS verschickt weiterhin seine geplanten Nachrichten: Begrüßung, vor der Anreise und zum Check-out. Wenn der Gast antwortet, übernimmt Una das Gespräch. So ergänzen sich geplante Nachrichten und echte Antworten. Du brauchst Texte für diese Nachrichten? Nutze unsere Airbnb-Nachrichtenvorlagen.

Wird KI Ferienwohnungsverwalter ersetzen?

Nein. KI übernimmt wiederkehrende Fragen und die Nachtschicht; Menschen kümmern sich um alles, was Urteilsvermögen oder Hilfe vor Ort erfordert. Erstattungen, Entschädigungen, Preisausnahmen und Änderungen, die in Airbnb oder Booking.com gehören, gehen immer zuerst an einen Menschen. Keine erfundenen Antworten: Fehlt die Antwort in deinen Systemen, sagt Una das und eskaliert. Jede Aktion wird zusammen mit dem auslösenden Satz protokolliert. So lässt sich eine falsche Antwort in Minuten zurückverfolgen und die Regel korrigieren. Nichts geschieht ohne deine Erlaubnis: Buchungen, Stornierungen und Änderungen folgen deinen Richtlinien.

So wählst du KI für deine Ferienwohnungen aus

• Arbeitet sie in deinem PMS-Posteingang oder nur in ihrem eigenen Widget?
• Beantwortet sie auch Anrufe und nicht nur Nachrichten?
• Gibt sie Türcodes nur an verifizierte Gäste weiter und leitet Zugangsprobleme sofort an einen Menschen?
• Kann sie Anfragen in Aufgaben in den Tools verwandeln, die dein Team bereits nutzt?
• Sagt sie „Das weiß ich nicht“ und eskaliert, statt zu raten?
• Kannst du bei einem PMS-Wechsel deine Gespräche und Einstellungen mitnehmen?

Einrichtung

Una antwortet innerhalb weniger Minuten nach Abschluss des Abos auf deiner Website und über deinen QR-Code. Eine Wissensdatenbank wird aus deiner Website erstellt und dir zur Prüfung vorgelegt. Die PMS-Anbindung dauert in der Regel 5 Minuten, und wir begleiten dich Schritt für Schritt. Telefon und WhatsApp folgen, sobald du Zugriff auf deine Twilio- und Meta-Konten gewährst: Wir fügen die Nummer zu Una hinzu, und Meta verifiziert dein Unternehmen, meist innerhalb von 2–5 Werktagen. Du musst nichts entwickeln oder konfigurieren: Una ist bereits im Gästebetrieb geschult; deine Regeln und dein Ton kommen nach und nach hinzu. Jeder Tarif umfasst ein Dashboard, Anrufaufzeichnungen und wöchentliche Berichte. Funktioniert mit: Guesty, Hospitable, Zeevou, Apaleo, Mews, Cloudbeds, Clock PMS+ und Profitroom. Geplant: Hostaway, Lodgify, Smoobu, Beds24 und weitere. Alle Anbindungen: PMS-Integrationen.

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