Direktbuchungen für Hotels
Aus Buchungsanfragen werden Direktbuchungen
Fragt ein Gast nach Verfügbarkeit, Preisen oder einer Änderung, antwortet Una aus deinem PMS oder deiner Buchungsmaschine, erklärt die Tarife verständlich und sendet einen Direktbuchungslink, zu jeder Uhrzeit und in der Sprache des Gastes. Ohne OTA dazwischen.
Was eine Direktbuchung ist und warum sie zählt
Eine Direktbuchung ist eine Reservierung, die ein Gast direkt bei deinem Hotel vornimmt, auf deiner Website, telefonisch oder per Nachricht, statt über eine OTA wie Booking.com oder Expedia. Du zahlst keine OTA-Provision, die Daten und die Historie des Gastes bleiben bei dir, und du kannst ihn leichter zum nächsten Aufenthalt einladen.
Nach Buchungen fragen Gäste am häufigsten
- ≈ 41%
- der Gästegespräche in Hotels und Ferienunterkünften drehen sich um Buchungen: Verfügbarkeit, Preise, neue Buchungen und Änderungen
- Una-Gesprächsdaten: rund 72.000 Gespräche, Aug. 2024 – Okt. 2026
- ≈ 1/2
- der Gespräche allein in Hotels drehen sich um Buchungen
- Una-Gesprächsdaten, Aug. 2024 – Okt. 2026, nur Hotels
- ≈ 1 von 5
- Buchungsgespräche, in denen Una aktuelle Angebote in deinem PMS oder deiner Buchungsmaschine sucht und einen Buchungslink sendet
- Una-Gesprächsdaten: rund 72.000 Gespräche, Aug. 2024 – Okt. 2026
Una beantwortet Buchungsfragen genau dann, wenn der Gast sie stellt, ohne dass dein Team seine Arbeit unterbrechen muss.
So wird aus einer Frage eine Buchung
- Aktuelle Verfügbarkeit und Preise prüfen in deinem PMS oder deiner Buchungsmaschine, passend zu Reisedaten und Personenzahl.
- Die Optionen verständlich erklären: Zimmerkategorien, enthaltene Leistungen, flexibel oder nicht erstattbar und Zahlungsablauf.
- Einen Direktbuchungslink senden für die vom Gast gewählte Option.
- Der Gast schließt die Buchung ab, indem er dem Link folgt, und gibt seine Kartendaten dort ein, nicht im Chat. Die Reservierung landet in deinem PMS.
- Bei einem Telefonat sendet Una den Link noch während des Gesprächs. Der Gast trägt seine Daten ein und bezahlt im Formular, während er in der Leitung bleibt. So wird die Buchung im Gespräch abgeschlossen. Namen und E-Mail-Adressen nur mündlich zu buchstabieren ist fehleranfällig, deshalb tippt der Gast sie selbst ein.
- Vor der Ausführung geprüft: Jede Änderung durch Una wird anhand fester Regeln in unserer Software geprüft (Reisedaten, Gastname, Buchungsstatus, deine Richtlinien). Zuvor holt Una die Bestätigung des Gastes ein. Jede Änderung wird protokolliert.
- Über Ausnahmen entscheidet dein Team: Alles außerhalb deiner Regeln, etwa Sonderpreise und Erstattungen, geht an einen Menschen.
Ich brauche von Freitag auf Samstag ein Zimmer für eine Person mit Frühstück, möglichst ein Deluxe-Zimmer.
Ja, für diese Nacht gibt es ein Deluxe-Einzelzimmer: für [Preis] nicht erstattbar oder [Preis] flexibel. Frühstück kann für [Preis] pro Person und Tag dazugebucht werden. Möchten Sie den flexiblen oder den nicht erstattbaren Tarif?
Fragen, die darüber entscheiden, ob ein Gast bucht
Gäste zögern oft wegen der Details, nicht wegen des Zimmers. Una antwortet anhand deiner eigenen Regeln:
Man kann nur mit Kreditkarte buchen. Warum?
Das liegt am Tarif: Bei flexiblen Tarifen wird eine Karte als Garantie benötigt. Welche anderen Zahlungsarten möglich sind, hängt vom Tarif ab.
Wenn ein Gast sagt, dass er woanders einen günstigeren Preis gefunden hat, ist das Gespräch der Moment, ihn zu gewinnen. Lies, wie Hotels preissensible Gäste zur Direktbuchung bewegen.
Alle Kanäle, auf denen Buchungsfragen ankommen
Gäste fragen telefonisch, auf WhatsApp, im Website-Chat, per SMS und E-Mail nach Zimmern. Una beantwortet alles auf Basis derselben aktuellen Verfügbarkeit, mit einem Gesprächsverlauf pro Gast. Mehr dazu auf den Seiten zum Hoteltelefon und zu Gästenachrichten.
Späte Anreisen, Änderungen und Fehler
- Späte Anreise: Anreise- und Self-Check-in-Anleitungen zu jeder Uhrzeit. Dringende Fälle, etwa ein Gast vor verschlossener Tür ohne Zugang, gehen sofort und als dringend markiert an dein Team.
- Änderungen: Die Bedingungen werden erklärt. Eine Änderung oder Stornierung erfolgt nur gemäß deinen Richtlinien und nach Bestätigung durch den Gast. Alles andere geht mit Reservierung und Anfrage an dein Team.
- Eine fehlerhafte Reservierung: Sie geht zusammen mit dem Gespräch und der Reservierung an dein Team, damit niemand den Gast erneut fragen muss.
- Wenn die Antwort nicht bekannt ist: keine erfundenen Antworten. Preise und Verfügbarkeit kommen aus deinen aktuellen Systemen. Was diese nicht beantworten können und alles, was Geld kostet, geht zuerst an einen Menschen. Jede Aktion wird mit dem Satz protokolliert, der sie ausgelöst hat.
Gruppen und frühere Gäste
- Gruppenanfragen: Details wie Reisedaten, Zimmer und Frühstück werden aufgenommen und mit einem Angebot beantwortet oder vollständig an dein Team weitergegeben.
- Frühere Gäste: Mit Repeat Revenue gewinnt Una frühere Gäste durch persönliche Direktbuchungsangebote zurück und hilft, schwach gebuchte Zeiträume mit Angeboten an Menschen zu füllen, die dich bereits kennen.
- Zusatzleistungen: Fragen zu kostenpflichtigen Extras wie Parken, Spa oder frühem Check-in werden beantwortet. Muss dein Team etwas veranlassen, erhält es die Bestellung.
So wählst du einen KI-Buchungsassistenten für dein Hotel
- Nennt er aktuelle Verfügbarkeit und Preise aus deinem PMS oder deiner Buchungsmaschine oder von einer statischen Seite?
- Erklärt er Tarifbedingungen wie Zahlung, Stornierung und enthaltene Leistungen korrekt?
- Wer schließt die Buchung ab und was genau wird in dein PMS geschrieben?
- Was passiert bei Anfragen außerhalb deiner Regeln, etwa Rabatten oder Gruppenpreisen?
- Funktioniert er auch am Telefon und auf WhatsApp, nicht nur auf deiner Website?
Fragen von Hotels zu Direktbuchungen
Indem Una dem Team Routinefragen abnimmt. Una beantwortet Fragen zu Verfügbarkeit, Preisen, Bedingungen und den Besonderheiten deines Hotels auf allen Kanälen und sendet Buchungslinks. Dein Team erhält die Fälle, die einen Menschen benötigen, mit allen Informationen.
Una findet das Angebot für die Reisedaten und das Zimmer des Gastes in deinem PMS oder deiner Buchungsmaschine und sendet den Link zu dieser Option. So landet der Gast im Buchungsformular mit seiner bereits getroffenen Auswahl.
Ja. Una beantwortet Fragen zu Verfügbarkeit und Preisen anhand deiner Systeme und sendet einen Direktbuchungslink. Der Gast schließt die Buchung über den Link ab und die Reservierung landet in deinem PMS. Anfragen außerhalb deiner Regeln gehen an dein Team.
Ja. Una sendet den Buchungslink während des Gesprächs. Der Gast trägt seine Daten ein und bezahlt über den Link, während er in der Leitung bleibt. So wird die Buchung noch im Gespräch abgeschlossen. Der Gast tippt Namen und E-Mail-Adresse selbst ein, weil rein mündliches Buchstabieren fehleranfällig ist.
Ein Link, der den Gast direkt zur Buchungsseite für die gewählten Reisedaten und das Zimmer führt. So kommt die Buchung ohne OTA-Provision bei dir an.
Una verbindet sich mit deinem PMS und deiner Buchungsmaschine und ersetzt sie nicht. Sie arbeitet mit Apaleo, Mews, Guesty, Cloudbeds, Clock PMS+, Hospitable, Zeevou und Profitroom.
Una beantwortet Fragen zu Änderungen und Stornierungen und erklärt die Bedingungen. Änderungen und Stornierungen erfolgen nur gemäß deinen Richtlinien und nach Bestätigung durch den Gast. Erstattungen und Ausnahmen gehen an einen Menschen.
Nein. Una nennt nur Preise und Verfügbarkeit, die bereits in deinem PMS oder deiner Buchungsmaschine hinterlegt sind, und erstellt keine eigenen Preise.
Ja, sofern die Preise und Regeln in deinen Systemen oder in den Informationen hinterlegt sind, die du Una gibst.
Sie werden gemäß unseren Nutzungsbedingungen und unserer Datenschutzerklärung verarbeitet, die du bei der Registrierung akzeptierst.
Der Preis hängt von deiner Zimmerzahl und deinem Tarif ab: Jetzt berechnen. Una bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase und du kannst jederzeit kündigen. Weitere Antworten zu Einrichtung und Verträgen: KI für Hotels.
Frag Una nach einem Zimmer
Sprich mit Una, schreib eine typische Gästefrage oder buche 30 Minuten mit dem Team. Überblick: KI für Hotels.