Ein Telefonservice für Ferienwohnungen, der jede Reservierung kennt

Für Kurzzeitvermietung und Ferienwohnungen entwickelt

Diese Seite richtet sich an Verwalter von Ferienwohnungen, Kurzzeitunterkünften, privaten Villen und Serviced Apartments, in denen Gäste zu jeder Uhrzeit anreisen und bei jedem Aufenthalt Fragen zu Anreise, Zugang und Unterkunft haben. Verwaltest du langfristige Wohnraummietverträge, passt ein allgemeiner Telefonservice für Immobilienverwaltungen wahrscheinlich besser. Du führst ein Hotel? Entdecke den KI-Sprachassistenten für Hotels. Was Una sonst noch für die Ferienvermietung übernimmt, erfährst du unter KI für Ferienwohnungen.

Warum Feriengäste auch nachts eine Antwort brauchen

≈ 58%

der Gespräche zu Ferienwohnungen und Apartments beginnen außerhalb von Montag bis Freitag, 9–18 Uhr

Una-Gesprächsdaten: rund 72.000 Gespräche, Aug. 2024 – Okt. 2026

≈ 17%

davon beginnen nachts zwischen 22 und 7 Uhr

Una-Gesprächsdaten: rund 72.000 Gespräche, Aug. 2024 – Okt. 2026

≈ 1/3

der Gespräche in der Ferienvermietung betreffen Check-in und Zugang (Median über alle Betreiber)

Una-Gesprächsdaten: rund 72.000 Gespräche, Aug. 2024 – Okt. 2026

Eine Ferienwohnung hat keine Rezeption. Findet ein Gast um Mitternacht den Schlüsselkasten nicht, landet seine Frage bei der Person, die am Telefon oder im Posteingang antwortet. In Unas Daten zur Ferienvermietung sind Check-in und Zugang das wichtigste Gesprächsthema und der häufigste Grund für eine Übergabe ans Team.

Welche Fragen Una beantwortet

• Anreise und Zugang. Anleitungen zum Self-Check-in, Anreisezeiten, späte Ankunft und Parken, zu jeder Uhrzeit.
• Unterkunft und Umgebung. WLAN, Ausstattung, Hausregeln und Angebote in der Nähe: Fragen, die sonst ein Concierge beantwortet, direkt im Gespräch geklärt. Mehr zum KI-Concierge.
• Buchungen. Verfügbarkeit, Preise und Änderungen, mit einem Direktbuchungslink, wo du es erlaubst.
• Wünsche und Reparaturen. Etwas ist kaputt, eine Reinigung wird gebraucht, Handtücher fehlen: Una nimmt die Anfrage auf und erstellt die Aufgabe für die richtige Person. Dem Gast bestätigt sie, dass die Anfrage erfasst ist.
• Unzufriedene Gäste. Una geht auf das Problem ein und übergibt es mit allen Details an dein Team; über Entschädigungen entscheidet immer ein Mensch.

Dringende Fälle werden sofort weitergegeben

Manche Anrufe können nicht warten: ein Gast steht vor der Tür und kommt nicht hinein oder in der Wohnung ist etwas kaputt. Una markiert diese Fälle als dringend und leitet sie an die von dir gewählte Person oder den gewählten Kanal weiter, mit Gespräch und Reservierung im Anhang. Nachts ist der Anteil der als dringend markierten Übergaben doppelt so hoch wie tagsüber (40% gegenüber 21%, Hotels und Ferienunterkünfte). Rund 3 von 5 Gesprächen zu Check-in und Zugang gehen an dein Team. Das ist beabsichtigt: Anleitungen gibt es zu jeder Uhrzeit, doch ein nicht funktionierender Code, ein fehlender Schlüssel oder eine Tür, die sich nicht öffnen lässt, braucht einen Menschen. Bevor Zugangsdaten weitergegeben werden, wird der Gast wie an einer Rezeption überprüft: über Namen und Aufenthaltsdaten oder über die Telefonnummer der Buchung zusammen mit den Aufenthaltsdaten.

Anrufe und Nachrichten an einem Ort

Una antwortet am Telefon, auf WhatsApp, per SMS, im Website-Chat, per E-Mail und in den Gäste-Postfächern deines PMS. Die meisten Gespräche in der Ferienvermietung laufen über PMS-Postfächer wie Guesty, Hospitable und Zeevou (Una + Guesty). Dein PMS versendet weiterhin seine geplanten Nachrichten, etwa zur Begrüßung, vor der Anreise und zum Check-out. Wenn der Gast antwortet, übernimmt Una das Gespräch.

KI-Telefonservice oder menschlicher Telefonservice?

• Menschlicher Telefonservice: Menschen nehmen den Anruf an. Frage nach, ob sie deine Reservierungen und Unterkunftsdetails sehen können oder ob die meisten Anrufe als Nachricht an dein Team enden.
• KI-Telefonservice für Ferienunterkünfte: Antworten auf Basis deines PMS und deiner Unterkunftsinformationen, direkt in den Postfächern, die deine Gäste bereits nutzen, mit Übergaben nach deinen Regeln.

So wählst du einen Telefonservice für Ferienwohnungen

• Sieht der Dienst die Reservierung des Gastes und die Anreisehinweise der Unterkunft?
• Funktioniert er im PMS-Posteingang genauso wie am Telefon?
• Kannst du festlegen, was dringend ist und wer dafür geweckt wird?
• Sagt er „Das weiß ich nicht“ und gibt den Fall weiter, statt zu raten?
• Antwortet er in den Sprachen deiner Gäste?

Du schreibst deine Gästenachrichten selbst? Nutze unsere Airbnb-Nachrichtenvorlagen als Ausgangspunkt.

Una befolgt deine Regeln und protokolliert ihre Aktionen

Steht die Antwort weder in deinen Systemen noch in den Unterkunftsinformationen, sagt Una das und gibt den Fall weiter, statt eine Antwort zu erfinden. Erstattungen, Entschädigungen, Ausnahmen bei Preisen und Änderungen, die innerhalb von Airbnb oder Booking.com vorgenommen werden müssen, gehen zuerst an einen Menschen. Jede Aktion wird mit dem auslösenden Satz protokolliert. So lässt sich eine falsche Antwort innerhalb von Minuten zurückverfolgen.

Wie Änderungen in dein PMS gelangen

Jede Änderung von Una wird anhand fester Regeln in unserer Software geprüft (Daten, Gastname, Buchungsstatus, deine Richtlinien), und Una bestätigt sie zuerst mit dem Gast. Funktioniert mit: Guesty, Hospitable, Zeevou, Apaleo, Mews, Cloudbeds, Clock PMS+ und Profitroom. Geplant sind: Hostaway, Lodgify, Smoobu, Beds24 und weitere.