Une employée digitale IA pour tes locations courte durée, dans ton PMS

Ce que signifie l’IA pour la location courte durée

L’IA pour la location courte durée est un logiciel qui réalise le travail quotidien de relation client et d’exploitation des locations saisonnières : répondre aux questions, donner les consignes d’arrivée, traiter les petites demandes et orienter les problèmes vers la bonne personne. Elle s’appuie sur ton logiciel de gestion d’hébergement (PMS) et tes canaux, sans les remplacer. Pour les hôtes Airbnb et les gestionnaires locatifs, le constat est simple : les voyageurs écrivent à toute heure et quelqu’un doit répondre.

Una travaille dans le PMS que tu utilises déjà

Si tu cherches un logiciel de gestion locative, un PMS comme Guesty, Hospitable ou Zeevou, Una n’en est pas un. Elle travaille dans le PMS que tu utilises déjà : elle consulte la réservation, répond dans sa messagerie voyageurs et transmet le travail à ton équipe. La plupart des échanges de location courte durée traités par Una passent par les messageries de PMS comme Guesty, Hospitable et Zeevou. Una + Guesty.

Les sujets des messages de tes voyageurs

≈ 1/3

des conversations en location courte durée portent sur l’arrivée et l’accès (médiane entre exploitants)

Données de conversations Una : environ 72 000 conversations, août 2024 – oct. 2026

≈ 58%

des conversations en location courte durée commencent en dehors de la plage du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h

Données de conversations Una : environ 72 000 conversations, août 2024 – oct. 2026

≈ 17%

commencent la nuit, entre 22 h et 7 h

Données de conversations Una : environ 72 000 conversations, août 2024 – oct. 2026

En location saisonnière, le voyageur n’a pas de réception où se présenter. Arrivée, codes d’accès, stationnement et Wi-Fi sont les premières questions, à toute heure.

Ce qu’Una fait pour les hôtes et les gestionnaires locatifs

Communication avec les voyageurs

• Répondre dans la messagerie de ton PMS, par téléphone avec transfert en direct à ton personnel, sur WhatsApp, par SMS, e-mail, Instagram, Messenger et sur ton site, dans la langue du voyageur. Les messages d’Airbnb, Booking.com et des autres plateformes arrivent dans la messagerie du PMS : Una y répond donc au même endroit.
• Répondre aux questions d’une conciergerie : Wi-Fi, équipements, règlement intérieur et environs, pour les appartements, maisons et villas privées. En savoir plus sur la conciergerie IA.
• Prendre les appels des voyageurs à toute heure ; les urgences sont immédiatement transmises à ton équipe, marquées comme urgentes. Comment Una répond au téléphone de tes locations.
• Connaître la réservation de chaque voyageur et ne communiquer les codes d’accès et les détails d’arrivée qu’aux voyageurs vérifiés. La vérification est celle d’une personne à la réception : nom et dates de séjour, ou numéro de téléphone de la réservation avec les dates, jamais le numéro de passeport.
• Aider à l’arrivée, traiter les demandes d’arrivée anticipée et de départ tardif, les prolongations de séjour et les services supplémentaires. Comment fonctionne l’arrivée.
• Transformer les demandes directes en réservations grâce à un lien de réservation directe. En savoir plus sur les réservations directes.

Exploitation

• Transformer les demandes de ménage et de maintenance en tâches pour la bonne personne. En savoir plus sur les demandes voyageurs et les tâches.
• Exécuter tes propres processus : Una pose les questions que tu définis et envoie les réponses à l’endroit choisi, par exemple pour prévenir le ménage d’une arrivée le jour même ou d’un départ anticipé.
• Transmettre le travail là où ton équipe travaille déjà : ton CRM, Slack, WhatsApp ou des groupes WhatsApp, ou Telegram. Tes responsables se chargent de confirmer au voyageur que le travail est « terminé ».

Voyageurs fidèles

• Contacter les voyageurs avant et pendant le séjour pour proposer arrivée anticipée, départ tardif, prolongation de séjour et services supplémentaires.
• Faire revenir les anciens voyageurs avec des offres personnalisées de réservation directe et remplir les nuits isolées avec des offres destinées à ceux qui ont déjà séjourné chez toi.

Arrivée autonome et accès

L’arrivée et l’accès sont le premier sujet des conversations en location courte durée et la principale raison pour laquelle Una transmet un échange à ton équipe. Les consignes d’arrivée et d’arrivée autonome sont envoyées à toute heure ; notre liste des informations voyageurs indique quoi préparer. Lorsqu’une intervention est nécessaire, par exemple un code qui ne fonctionne pas ou un voyageur bloqué devant la porte, le cas est marqué urgent et transmis immédiatement à la personne de ton choix. Environ 3 de ces conversations sur 5 sont transmises à ton équipe, comme prévu : Una traite les questions, ton équipe résout les problèmes.

Maintenance et ménage

La maintenance est la deuxième raison la plus fréquente pour laquelle Una transmet une conversation de location courte durée à l’équipe. La demande devient une tâche pour la bonne personne et le voyageur est informé de son enregistrement :

Si ton PMS dispose déjà d’une IA

L’IA intégrée au PMS, comme les réponses assistées par IA dans ta messagerie, est utile pour les questions répétitives et suffit à certains exploitants. Les lacunes apparaissent quand le portefeuille grandit : qui répond au téléphone, que se passe-t-il avec plusieurs PMS, comment les problèmes sont-ils transmis et suivis, et tes conversations voyageurs restent-elles à toi si tu changes de système ? Una travaille dans tes messageries PMS, au téléphone et sur tes canaux de messagerie, avec des escalades selon tes règles. Télécharge tes conversations et tes enregistrements d’appels à tout moment. Comme pour les personnes, un seul agent doit répondre à un voyageur donné : répartis les logements entre les deux outils ou, mieux, utilise une seule solution pour garder partout les mêmes informations et circuits d’escalade. À lire : les cinq lacunes que l’IA intégrée au PMS ne comblera pas.

Una et les messages programmés de ton PMS

Ton PMS continue d’envoyer ses messages programmés : bienvenue, avant l’arrivée, départ. Quand le voyageur répond, Una prend le relais dans la conversation. Messages programmés et vraies réponses se complètent ainsi. Besoin de textes pour ces messages ? Utilise nos modèles de messages Airbnb.

L’IA va-t-elle remplacer les gestionnaires locatifs ?

Non. L’IA gère les questions répétitives et le service de nuit ; les personnes traitent ce qui demande du discernement ou une intervention. Remboursements, dédommagements, exceptions tarifaires et modifications relevant d’Airbnb ou de Booking.com passent toujours d’abord par une personne. Aucune réponse inventée : si tes systèmes n’ont pas la réponse, Una le dit et transmet le cas. Chaque action est enregistrée avec la phrase qui l’a déclenchée : une mauvaise réponse est ainsi retracée en quelques minutes et la correction intégrée à la règle. Rien ne se fait au-delà de tes autorisations : réservations, annulations et modifications suivent tes propres conditions.

Comment choisir une IA pour tes locations courte durée

• Travaille-t-elle dans la messagerie de ton PMS ou seulement dans son propre widget ?
• Répond-elle au téléphone autant qu’aux messages ?
• Ne communique-t-elle les codes d’accès qu’aux voyageurs vérifiés et transmet-elle immédiatement les problèmes d’accès à une personne ?
• Peut-elle transformer les demandes en tâches dans les outils que ton équipe utilise déjà ?
• Dit-elle « Je ne sais pas » et transmet-elle le cas, au lieu de deviner ?
• Si tu changes de PMS, peux-tu emporter tes conversations et tes paramètres ?

Mise en place

Una répond sur ton site et via ton QR code quelques minutes après l’abonnement, avec une base de connaissances préparée à partir de ton site et soumise à ta relecture. La connexion de ton PMS prend généralement 5 minutes et nous te guidons pas à pas. Le téléphone et WhatsApp suivent dès que tu partages l’accès à tes comptes Twilio et Meta : nous ajoutons le numéro à Una et Meta vérifie ton entreprise, généralement sous 2–5 jours ouvrés. Rien à développer ni à configurer : Una est déjà formée aux opérations d’hébergement, et tes règles et ton ton s’ajoutent au fil du temps. Chaque formule comprend un tableau de bord, les enregistrements d’appels et des rapports hebdomadaires. Compatible avec : Guesty, Hospitable, Zeevou, Apaleo, Mews, Cloudbeds, Clock PMS+ et Profitroom. Prévus : Hostaway, Lodgify, Smoobu, Beds24 et d’autres. Toutes les intégrations : intégrations PMS.

En savoir plus sur Una pour les locations