Kostenlose Vorlagen für Airbnb-Gastgeber
Airbnb-Nachrichtenvorlagen für jede Phase des Aufenthalts
Fertige Nachrichten für Gastgeber und Verwalter von Ferienwohnungen, von der ersten Anfrage bis zur Bewertung deines Gastes, dazu Hausregeln und der Aufbau einer Gästemappe. Ersetze die Wörter in [eckigen Klammern]. Klicke auf eine Vorlage, um sie auszuwählen.
Vor der Buchung
Auf eine Anfrage antworten
Beantworte zuerst die Frage und mache dann die Buchung einfach. Führe das Gespräch dort weiter, wo der Gast es begonnen hat.
Hallo [Name des Gastes], vielen Dank für dein Interesse an [Name der Unterkunft]! [Antwort auf die Frage, z. B. Ja, die Wohnung hat ein Babybett und einen Hochstuhl.] [Reisedaten] sind für [Anzahl] Gäste verfügbar. Wenn du weitere Fragen hast, schreib einfach hier. Wir würden uns freuen, dich bei uns zu begrüßen!
Fragen zur Umgebung oder Unterkunft vor der Buchung beantworten
Hallo [Name des Gastes], gute Frage! [Konkrete Antwort, z. B. Zum Strand sind es 6 Minuten zu Fuß; direkt vor dem Haus gibt es kostenlose Parkplätze an der Straße.] Die Unterkunft ist ideal für [Art des Aufenthalts, z. B. Familien oder Geschäftsreisen], weil [ein konkreter Grund]. Sag mir gern Bescheid, wenn du für [Reisedaten] buchen möchtest.
Eine Buchungsanfrage ablehnen
Für Gastgeber, die Anfragen prüfen, statt Sofortbuchungen zu nutzen. Nenne einen sachlichen Grund und wende dieselben Kriterien auf alle Gäste an.
Hallo [Name des Gastes], vielen Dank für deine Anfrage für [Reisedaten]. Leider können wir sie nicht annehmen, weil [Grund, z. B. die Unterkunft vier Schlafplätze hat und die Anfrage für sechs Personen ist]. Wir hoffen, du findest eine tolle Unterkunft für deine Reise.
Nach der Buchung
Buchung bestätigen und bedanken
Hallo [Name des Gastes], vielen Dank für deine Buchung von [Name der Unterkunft] für [Reisedaten]! Der Check-in ist ab [Uhrzeit] möglich, der Check-out bis [Uhrzeit]. Die genaue Anreisebeschreibung schicke ich dir [Anzahl] Tage vor deinem Aufenthalt. Wenn du vorher Fragen hast, schreib mir einfach hier.
Nachricht vor der Anreise
Zwei oder drei Tage vor der Anreise senden.
Hallo [Name des Gastes], dein Aufenthalt in [Name der Unterkunft] steht vor der Tür! Hier ein paar Infos für deine Planung:
Check-in ab [Uhrzeit] (selbstständiger Check-in, Details folgen am Anreisetag)
Parken: [Details]
Nächster Supermarkt: [Name, Entfernung]
Wann wirst du voraussichtlich ankommen? Antworte einfach hier.
Anleitung zum Check-in
Am Anreisetag an den gebuchten Gast im Postfach der Buchungsplattform senden. Codes zwischen Aufenthalten ändern.
So funktioniert der selbstständige Check-in: Am Anreisetag erhält der Gast die Adresse, die Zugangsinformationen (Code für ein Smart Lock oder einen Schlüsseltresor) und die wichtigsten Hinweise. So kann er jederzeit anreisen, ohne dich persönlich treffen zu müssen.
Variante für ein Smart Lock:
Hallo [Name des Gastes], so kommst du heute in die Unterkunft:
1. Die Adresse lautet [Adresse]. [Orientierungspunkt oder Hinweis zum Eingang.]
2. Dein Türcode ist [Code]. Drücke nach der Eingabe [Taste].
3. WLAN: [Netzwerk], Passwort [Passwort].
4. Die Gästemappe liegt auf der Küchenarbeitsplatte.
Falls etwas nicht funktioniert, schreib mir hier oder ruf [Telefonnummer] an. Gute Reise!
Variante für einen Schlüsseltresor:
Hallo [Name des Gastes], so kommst du heute in die Unterkunft:
1. Die Adresse lautet [Adresse]. [Orientierungspunkt oder Hinweis zum Eingang.]
2. Der Schlüssel liegt im Schlüsseltresor bei [Ort]. Der Code lautet [Code]; verstelle die Zahlen bitte nach der Schlüsselentnahme.
3. WLAN: [Netzwerk], Passwort [Passwort].
4. Die Gästemappe liegt auf der Küchenarbeitsplatte.
Falls etwas nicht funktioniert, schreib mir hier oder ruf [Telefonnummer] an. Gute Reise!
Willkommensnachricht nach der Ankunft
Hallo [Name des Gastes], herzlich willkommen! Ich hoffe, du hast alles gut gefunden. Falls du während deines Aufenthalts etwas brauchst, schreib mir einfach.
Während des Aufenthalts nachfragen
Für Aufenthalte ab drei Nächten.
Hallo [Name des Gastes], ich wollte kurz nachfragen: Ist in [Name der Unterkunft] alles in Ordnung? Wenn etwas nicht funktioniert oder du zusätzliche Handtücher oder Verbrauchsartikel brauchst, sag mir gern Bescheid.
Während des Aufenthalts: Wünsche und Probleme
Früher Check-in oder später Check-out: Zusage
Hallo [Name des Gastes], gute Nachrichten: [Ein früher Check-in ab [Uhrzeit]] ist für uns möglich. Ich gebe dir Bescheid, sobald die Unterkunft bereit ist.
Früher Check-in oder später Check-out: Absage
Hallo [Name des Gastes], danke für deine Nachfrage! Leider haben wir an dem Tag Gäste, die [anreisen], daher können wir die Uhrzeit nicht ändern. [Du kannst dein Gepäck gern bis zum Check-in bei [Ort] abstellen.]
Ein Gast möchte den Aufenthalt verlängern
Hallo [Name des Gastes], schön, dass du länger bleiben möchtest! [Die Unterkunft ist für [Reisedaten] frei; sende bitte eine Änderungsanfrage über deine Buchung, dann bestätige ich sie.] / [Leider kommen die nächsten Gäste am [Datum].]
Ein Gast fragt nach einem Rabatt
Bleib freundlich und biete, wenn möglich, einen Mehrwert statt eines niedrigeren Preises.
Hallo [Name des Gastes], danke, dass du [Name der Unterkunft] in Betracht ziehst! Unser Preis für [Reisedaten] beinhaltet bereits [Reinigung / Parken / einen Willkommenskorb]. [Für Aufenthalte ab [Anzahl] Nächten bieten wir [Rabatt].] Ich würde mich freuen, dich zu begrüßen.
Eine Anfrage zu Haustieren beantworten
Hallo [Name des Gastes], danke, dass du vorher nachfragst! [Gut erzogene Haustiere sind willkommen; die Haustiergebühr beträgt [Betrag], und wir bitten darum, Haustiere von den Möbeln fernzuhalten.] / [Leider sind in [Name der Unterkunft] keine Haustiere erlaubt.]
Etwas funktioniert nicht
Hallo [Name des Gastes], es tut mir leid wegen [Problem]. Ich habe organisiert, dass [Person] innerhalb von [Zeitraum] vorbeikommt. [In der Zwischenzeit kannst du [Übergangslösung].] Ich sage dir Bescheid, sobald die Person unterwegs ist.
Mehr Gäste als gebucht
Bleib höflich und konkret. Bitte zuerst um Klärung.
Hallo [Name des Gastes], mir ist aufgefallen, dass möglicherweise mehr Personen in der Unterkunft sind als die [Anzahl] Gäste in der Buchung. Aus Sicherheits- und Versicherungsgründen sind höchstens [Anzahl] Personen erlaubt. Kannst du mir sagen, wie viele Gäste dort übernachten, damit wir das gemeinsam klären können?
Ein Gast ist noch nicht angekommen
Abends senden, wenn der Gast noch nicht eingecheckt hat.
Hallo [Name des Gastes], ich wollte kurz fragen: Kommst du heute noch an? Keine Eile, die Check-in-Anleitung oben gilt zu jeder Uhrzeit. Sag mir bitte Bescheid, falls sich deine Pläne geändert haben.
Wetterwarnung oder Notfallhinweis
Hallo [Name des Gastes], eine kurze Info: [Ereignis, z. B. heute Nacht wird ein Sturm erwartet]. Bitte [Maßnahme, z. B. hole die Terrassenkissen herein und halte die Fenster geschlossen]. Sollte in der Unterkunft etwas passieren, schreib mir hier oder ruf [Telefonnummer] an. Wähle im Notfall zuerst [örtliche Notrufnummer].
Freundliche Erinnerung an die Hausregeln
Hallo [Name des Gastes], ich hoffe, du genießt deinen Aufenthalt! Eine kurze Erinnerung: [Die Nachtruhe beginnt um [Uhrzeit] / Partys sind nicht erlaubt / Rauchen ist nur draußen erlaubt], da unsere Nachbarn direkt nebenan wohnen. Vielen Dank für dein Verständnis.
Abreise und danach
Anleitung zum Check-out
Am Abend vor der Abreise senden.
Hallo [Name des Gastes], ich hoffe, du hattest einen schönen Aufenthalt! Der Check-out ist morgen bis [Uhrzeit]. Bitte erledige vor deiner Abreise Folgendes:
1. [Geschirrspüler einräumen und starten]
2. [Benutzte Handtücher in die Badewanne legen]
3. [Müll zu den Tonnen bei [Ort] bringen]
4. [Tür abschließen / Schlüssel in den Schlüsseltresor zurücklegen]
Gute Heimreise!
Dankesnachricht und Bitte um eine Bewertung
Nach dem Check-out senden. Einmal darum bitten.
Hallo [Name des Gastes], vielen Dank für deinen Aufenthalt in [Name der Unterkunft]! Es war uns eine Freude, dich zu beherbergen. Wenn du einen Moment Zeit hast, würden wir uns sehr über eine Bewertung freuen. Du bist jederzeit wieder herzlich willkommen.
Nach der Abreise festgestellter Schaden
Sachlich und ruhig bleiben, Fotos beifügen. Über die Buchungsplattform klären.
Hallo [Name des Gastes], vielen Dank für deinen Aufenthalt bei uns. Bei der Reinigung haben wir [Schaden, z. B. eine kaputte Lampe im Wohnzimmer] festgestellt; Fotos sind beigefügt. Die Reparatur oder der Ersatz kostet [Betrag]. Ich sende die Anfrage über [Plattform]; bei Fragen melde dich gern bei mir.
Etwas wurde vergessen
Hallo [Name des Gastes], wir haben nach deiner Abreise [Gegenstand] von dir gefunden. Wir schicken ihn dir gern zu: Sende uns bitte deine Adresse, dann nennen wir dir die Versandkosten.
Bewertungen
Bewertung für einen tollen Gast
[Name des Gastes] war ein wunderbarer Gast: tolle Kommunikation, hat die Hausregeln eingehalten und die Unterkunft sauber und ordentlich hinterlassen. Jeder Gastgeber würde sich freuen, diesen Gast zu begrüßen. Sehr zu empfehlen!
Bewertung für einen Gast mit kleineren Problemen
Bleib sachlich und ruhig. Künftige Gastgeber lesen die Bewertung, der Gast ebenfalls.
[Name des Gastes] hat gut kommuniziert und pünktlich eingecheckt. [Sachlicher Hinweis, z. B. Ein paar Teller wurden nicht gespült und der Check-out war 30 Minuten verspätet.] Insgesamt ein unkomplizierter Aufenthalt.
Auf eine Gästebewertung bei Airbnb oder anderswo antworten: unsere Vorlagen für Bewertungsantworten.
Vorlage für Hausregeln
Hausregeln für [Name der Unterkunft]
Check-in ab [Uhrzeit], Check-out bis [Uhrzeit]
Maximal [Anzahl] Gäste; keine nicht angemeldeten Übernachtungsgäste
Keine Partys oder Veranstaltungen
Nachtruhe von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit]
Rauchen [drinnen / auf dem gesamten Grundstück] verboten
Haustiere: [unter [Bedingungen] erlaubt / nicht erlaubt]
Bitte [Klimaanlage und Licht beim Verlassen ausschalten / Recyclingmüll trennen]
Danke, dass du unser Zuhause wie dein eigenes behandelst!
Aufbau einer Gästemappe
Eine Gästemappe (Hausanleitung oder Unterkunftsführer) beantwortet Fragen, zu denen Gäste dir sonst schreiben würden. Diese Abschnitte gehören hinein:
- Willkommen: eine kurze Nachricht vom Gastgeber und Notfallnummern.
- Zugang: Tür oder Schlüsseltresor, Parken, richtiger Eingang.
- WLAN und Geräte: Netzwerk und Passwort, Fernseher, Heizung und Klimaanlage, Haushaltsgeräte.
- Hausregeln: die oben genannten Regeln in Kurzform.
- Küche und Verbrauchsartikel: was vorhanden ist, wo es liegt und was nachgefüllt werden muss.
- Müll und Recycling: wo und wann.
- Tipps vor Ort: Supermarkt, Apotheke, Restaurants, Verkehrsmittel.
- Check-out: die Schritte aus deiner Abreisenachricht.
Beispiel: die erste Seite einer Gästemappe
Willkommen in [Name der Unterkunft]!
Schön, dass du da bist. In dieser Gästemappe findest du alles Wichtige. Falls etwas fehlt, schreib uns jederzeit unter [Telefonnummer].
WLAN: [Netzwerk] / [Passwort]
Check-out: [Uhrzeit], Anleitung auf Seite [Seitenzahl]
Notfall: [örtliche Notrufnummer]; Gastgeber [Telefonnummer]
Nächster Supermarkt: [Name], [Entfernung]
Unser Lieblingscafé: [Ort], [Entfernung]
Kurze Willkommensgrüße
- „Herzlich willkommen! Fühl dich wie zu Hause.“
- „Schön, dass du gut angekommen bist. Der Wasserkocher steht auf der Arbeitsplatte, der Tee im linken Schrank.“
- „Willkommen in [Stadt]! Unsere Tipps vor Ort findest du auf der letzten Seite der Gästemappe.“
- „Wir hoffen, die Reise war angenehm. Alles Wichtige steht in der Gästemappe. Schreib uns einfach, wenn du etwas brauchst.“
Ideen für einen Willkommenskorb
- Kaffee, Tee und ein paar Snacks
- Wasserflaschen und etwas Regionales, etwa Gebäck oder eine kleine Leckerei aus einem Geschäft in der Nähe
- Dinge, die Gäste gern vergessen: Shampoo, Handy-Ladegerät, Regenschirm
- Eine handgeschriebene Karte mit dem Namen des Gastes
Tipps für Gastgeber-Nachrichten
- Beantworte zuerst die eigentliche Frage, bevor du weitere Informationen ergänzt.
- Schütze Zugangsdaten: Sende Codes am Anreisetag ausschließlich im Postfach der Buchungsplattform und ändere sie zwischen Aufenthalten.
- Versprich nur Bestätigtes: Früher Check-in und später Check-out hängen von der nächsten Buchung ab.
- Bleib bei Bewertungen sachlich, besonders wenn etwas schiefgelaufen ist.
Una antwortet, wenn Gäste nachts um 1 Uhr zurückschreiben
Dein PMS kann diese Nachrichten zeitgesteuert versenden. Antwortet ein Gast im Airbnb-Postfach, per WhatsApp oder am Telefon, antwortet Una anhand der Buchung und deiner Unterkunftsinformationen und gibt Dringendes an dein Team weiter. Entdecke, was Una für Ferienwohnungen übernimmt. Du führst ein Hotel? Nutze die Nachrichtenvorlagen für Hotelgäste.