Kostenlose Vorlagen für Hotels
Nachrichtenvorlagen für Hotelgäste zum direkten Kopieren
Vorlagen für Nachrichten, die eine Rezeption jede Woche versendet, von der Nachricht vor der Anreise bis zur Check-out-Erinnerung. Ersetze die Wörter in [eckigen Klammern] und sende die Nachricht. Klicke auf eine Vorlage, um sie auszuwählen.
Vor der Anreise
Buchungsbestätigungen, Änderungen, Stornierungen, Anzahlungen und fehlgeschlagene Zahlungen: E-Mail-Vorlagen für Buchungsbestätigungen.
Reisebehinderungen vor der Anreise
Wenn Wetter, Streiks oder Straßensperrungen die Anreise beeinträchtigen können.
Guten Tag [Name des Gastes], wir haben erfahren, dass [Ereignis, z. B. die Unwetterwarnung für Freitag] Ihre Anreise nach [Stadt] beeinträchtigen könnte. Ihre Buchung für [Reisedaten] bleibt bestehen. Falls sich Ihre Pläne ändern, antworten Sie bitte hier. Wir helfen Ihnen bei der Anpassung Ihrer Ankunftszeit oder Reisedaten gemäß den Bedingungen Ihres Tarifs.
Nachricht vor der Anreise
Zwei oder drei Tage vor der Anreise senden. Stelle die Fragen, die an der Rezeption Zeit sparen.
Guten Tag [Name des Gastes], wir freuen uns darauf, Sie am [Anreisedatum] begrüßen zu dürfen! Der Check-in beginnt um [Uhrzeit]. Damit wir alles vorbereiten können, haben wir ein paar kurze Fragen:
1. Wann werden Sie voraussichtlich ankommen?
2. Benötigen Sie einen Parkplatz?
3. Gibt es etwas, das wir wissen sollten, etwa eine Allergie oder einen besonderen Anlass?
Antworten Sie einfach auf diese Nachricht. Bis bald, [Hotelname]
Antwort auf eine Anfrage zum frühen Check-in
Guten Tag [Name des Gastes], vielen Dank für die Information zu Ihrer frühen Ankunft. Der Check-in ist regulär ab [Uhrzeit] möglich. [Wir können Ihr Zimmer bis [Uhrzeit] [gegen eine Gebühr von [Betrag] / kostenfrei] vorbereiten. / Ein früher bezugsfertiges Zimmer können wir an diesem Tag nicht zusagen. Sie können aber gerne Ihr Gepäck bei uns abgeben und [Lounge, Frühstück, Spa] nutzen, bis Ihr Zimmer fertig ist.]
Anleitung für einen späten Check-in
Für Gäste, die nach Schließung der Rezeption anreisen. Sende sie am Anreisetag ausschließlich an den in der Buchung genannten Gast und über den Kanal, über den er gebucht hat. Sende die Zimmernummer getrennt vom Zugangscode.
Guten Tag [Name des Gastes], da Sie nach [Uhrzeit] anreisen, finden Sie hier die Anleitung zum Check-in:
1. Gehen Sie zu [Standort des Eingangs oder Terminals].
2. Geben Sie den Code [Code] ein / holen Sie Ihren Schlüssel aus [Standort des Schlüsselkastens].
3. Ihre Zimmernummer senden wir Ihnen in einer separaten Nachricht.
Sollte etwas nicht funktionieren, rufen Sie uns unter [Telefonnummer] an oder schreiben Sie uns dorthin. Es ist jemand für Sie erreichbar. Gute Reise, [Hotelname]
Anreise und Aufenthalt
Begrüßungsbriefe, Zimmernachrichten, Karten zu Aufmerksamkeiten und Begrüßungsnachrichten: Vorlagen für Begrüßungsbriefe im Hotel.
Zimmer noch nicht bezugsfertig
Guten Tag [Name des Gastes], es tut uns leid, Ihr Zimmer ist noch nicht ganz fertig. Voraussichtlich ist es um [Uhrzeit] bereit. Wir schreiben Ihnen, sobald Sie es beziehen können. In der Zwischenzeit können Sie Ihr Gepäck gerne an der Rezeption abgeben und [einen Kaffee auf unsere Kosten genießen / die Lounge nutzen].
Unterbringung in einem anderen Hotel
Wenn das Hotel das gebuchte Zimmer nicht bereitstellen kann. Stimme die Details vor dem Senden mit der Hotelleitung ab.
Guten Tag [Name des Gastes], es tut uns sehr leid: Wir können Ihnen Ihr Zimmer heute Nacht nicht zur Verfügung stellen. Wir haben für Sie ohne Aufpreis ein Zimmer der Kategorie [Zimmerkategorie] im [Partnerhotel] reserviert, das [Entfernung] von uns liegt, und [Transportregelung]. Ihre dortige Buchungsnummer lautet [Nummer]. [Name] an unserer Rezeption hilft Ihnen bei allem, was Sie benötigen.
Nachricht vom Housekeeping an den Gast
Nach der Reinigung im Zimmer hinterlassen oder wenn der Gast die Reinigung abgelehnt hat.
Lieber Gast, Ihr Zimmer wurde heute von [Name] gereinigt. [Wie gewünscht liegen frische Handtücher vor Ihrer Tür.] Wenn Sie etwas benötigen, rufen Sie bitte die [Durchwahl] an oder schreiben Sie uns per WhatsApp unter [Telefonnummer]. Wir wünschen Ihnen einen schönen Tag!
Gemeldetes Wartungsproblem
Guten Tag [Name des Gastes], vielen Dank für Ihren Hinweis zum [Problem] in Zimmer [Zimmernummer]. Wir haben unseren Haustechnikern Bescheid gegeben. Jemand kommt innerhalb von [Zeitrahmen] zu Ihnen. [Wenn sich das Problem nicht schnell beheben lässt, bieten wir Ihnen ein anderes Zimmer an.] Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten.
Abreise und danach
Erinnerung an den Check-out
Am Abend vor der Abreise senden.
Guten Tag [Name des Gastes], wir möchten Sie daran erinnern, dass der Check-out morgen bis [Uhrzeit] erfolgt. Benötigen Sie etwas mehr Zeit? Antworten Sie uns, um nach einem späten Check-out zu fragen. Ihren Schlüssel können Sie an [Ort] abgeben. Vielen Dank für Ihren Aufenthalt bei uns!
Weitere Vorlagen
Ratgeber
Tipps für wirksame Vorlagen
- Beginne mit dem, was der Gast braucht: Reisedaten, Uhrzeiten, Codes und wie er dich erreicht, noch vor allem anderen.
- Schütze Zugangsdaten. Sende Zugangscodes nur an den Gast in der Buchung, kurz vor der Anreise und niemals zusammen mit der Zimmernummer.
- Ein Kanal für die Antwort. Sage Gästen genau, wo sie zurückschreiben sollen.
- Schreibe in der Sprache des Gastes, wenn du sie kennst.
- Versprich nur Bestätigtes. Upgrades und ein später Check-out gehören erst in eine Nachricht, wenn sie vereinbart sind.
- Bitte einmal um eine Bewertung, mit einem direkten Link.
Una antwortet, wenn Gäste zurückschreiben
Dein PMS kann diese Nachrichten zeitgesteuert versenden. Schreibt ein Gast zurück, antwortet Una zu jeder Uhrzeit in seiner Sprache und gibt alles, was einen Menschen braucht, an dein Team weiter. Erfahre, wie Una Gästenachrichten bearbeitet und wie Una dein Hoteltelefon übernimmt.