Darmowe wzory dla hoteli
Wzory wiadomości dla gości hotelowych do skopiowania już dziś
Wzory wiadomości, które recepcja wysyła co tydzień, od wiadomości przed przyjazdem po przypomnienie o wymeldowaniu. Zastąp słowa w [nawiasach kwadratowych] i wyślij. Kliknij wzór, aby go zaznaczyć.
Przed przyjazdem
Potwierdzenia rezerwacji, zmiany, anulacje, zaliczki i nieudane płatności: wzory e-maili z potwierdzeniem rezerwacji.
Utrudnienia w podróży przed przyjazdem
Gdy pogoda, strajki lub zamknięte drogi mogą utrudnić przyjazd.
Dzień dobry [imię gościa], dotarła do nas informacja, że [zdarzenie, np. ostrzeżenie przed burzami na piątek] może utrudnić podróż do [miasto]. Państwa rezerwacja na [daty] pozostaje potwierdzona. Jeśli plany się zmienią, prosimy o odpowiedź tutaj. Pomożemy zmienić godzinę lub daty przyjazdu zgodnie z warunkami wybranej taryfy.
Wiadomość przed przyjazdem
Wyślij ją dwa lub trzy dni przed przyjazdem. Zadaj pytania, które oszczędzą czas w recepcji.
Dzień dobry [imię gościa], cieszymy się, że powitamy Państwa [data przyjazdu]! Zameldowanie jest możliwe od [godzina]. Mamy kilka krótkich pytań, aby wszystko przygotować:
1. O której godzinie planują Państwo przyjechać?
2. Czy będą Państwo potrzebować miejsca parkingowego?
3. Czy powinniśmy o czymś wiedzieć, na przykład o alergii lub szczególnej okazji?
Wystarczy odpowiedzieć na tę wiadomość. Do zobaczenia, [nazwa hotelu]
Odpowiedź na prośbę o wcześniejsze zameldowanie
Dzień dobry [imię gościa], dziękujemy za informację o wcześniejszym przyjeździe. Standardowe zameldowanie jest możliwe od [godzina]. [Możemy przygotować Państwa pokój na [godzina], [za opłatą: kwota / bezpłatnie]. / Nie możemy zagwarantować wcześniejszego udostępnienia pokoju tego dnia, ale mogą Państwo zostawić u nas bagaż i skorzystać z [salonu, śniadania, spa], zanim pokój będzie gotowy.]
Instrukcja późnego zameldowania
Dla gości przyjeżdżających po zamknięciu recepcji. Wyślij ją w dniu przyjazdu wyłącznie do gościa wskazanego w rezerwacji, przez kanał, którym dokonał rezerwacji. Numer pokoju wyślij oddzielnie od kodu dostępu.
Dzień dobry [imię gościa], ponieważ przyjadą Państwo po [godzina], przesyłamy instrukcję zameldowania:
1. Prosimy udać się do [lokalizacja wejścia lub terminala].
2. Prosimy wpisać kod [kod] / odebrać klucz z [lokalizacja skrzynki na klucze].
3. Numer pokoju wyślemy w osobnej wiadomości.
Jeśli coś nie zadziała, prosimy zadzwonić lub napisać pod [numer]; ktoś odpowie. Szerokiej drogi, [nazwa hotelu]
Przyjazd i pobyt
Listy powitalne, karteczki w pokoju, bileciki do upominków i wiadomości powitalne: wzory listów powitalnych w hotelu.
Pokój nie jest jeszcze gotowy
Dzień dobry [imię gościa], przepraszamy, Państwa pokój nie jest jeszcze gotowy. Przewidujemy, że będzie gotowy o [godzina], i od razu wtedy napiszemy. W tym czasie mogą Państwo zostawić bagaż w recepcji i [wypić kawę na nasz koszt / skorzystać z salonu].
Przeniesienie gościa do innego hotelu
Gdy hotel nie może zapewnić zarezerwowanego pokoju. Przed wysłaniem uzgodnij szczegóły z kierownictwem.
Dzień dobry [imię gościa], bardzo przepraszamy: nie możemy udostępnić Państwu pokoju na dzisiejszą noc. Bez dodatkowych kosztów zarezerwowaliśmy pokój [typ pokoju] w [hotel partnerski], w odległości [odległość] od nas, oraz [ustalenia dotyczące transportu]. Numer rezerwacji w tym hotelu to [numer]. [Imię] z naszej recepcji pomoże we wszystkim, czego Państwo potrzebują.
Wiadomość od służby pięter dla gościa
Do pozostawienia w pokoju po sprzątaniu lub po rezygnacji gościa z tej usługi.
Szanowni Państwo, pokój został dziś posprzątany przez [imię]. [Zgodnie z życzeniem świeże ręczniki czekają przed drzwiami.] W razie potrzeby prosimy zadzwonić pod [numer wewnętrzny] lub napisać do nas na WhatsApp pod [numer]. Życzymy miłego dnia!
Zgłoszona usterka techniczna
Dzień dobry [imię gościa], dziękujemy za zgłoszenie [problem] w pokoju [pokój]. Przekazaliśmy je działowi technicznemu i ktoś przyjdzie w ciągu [czas oczekiwania]. [Jeśli nie uda się szybko usunąć usterki, zaproponujemy inny pokój.] Przepraszamy za niedogodności.
Wyjazd i po pobycie
Przypomnienie o wymeldowaniu
Wyślij je wieczorem przed wyjazdem.
Dzień dobry [imię gościa], przypominamy, że wymeldowanie jest jutro do [godzina]. Potrzebują Państwo więcej czasu? Prosimy odpowiedzieć, aby zapytać o późniejsze wymeldowanie. Klucz można zostawić w [miejsce]. Dziękujemy za pobyt w naszym hotelu!
Więcej wzorów
Poradniki
Wskazówki, dzięki którym wzory działają
- Zacznij od tego, czego potrzebuje gość: daty, godziny, kody i sposób kontaktu z Tobą, zanim napiszesz cokolwiek innego.
- Chroń dane dostępu. Kody wejściowe wysyłaj tylko do gościa wskazanego w rezerwacji, krótko przed przyjazdem i nigdy razem z numerem pokoju.
- Jeden kanał do odpowiedzi. Wskaż gościom dokładnie, gdzie mają odpisać.
- Pisz w języku gościa, gdy go znasz.
- Obiecuj tylko to, co potwierdzone. Informację o podwyższeniu kategorii pokoju i późnym wymeldowaniu umieszczaj w wiadomości dopiero po ich uzgodnieniu.
- Poproś o opinię tylko raz, podając bezpośredni link.
Una odpowiada, gdy goście odpisują
Twój PMS może wysyłać te wiadomości według harmonogramu. Kiedy gość odpisze, Una odpowie w jego języku o każdej porze i przekaże Twojemu zespołowi wszystko, co wymaga człowieka. Zobacz, jak Una obsługuje wiadomości od gości i jak Una odbiera telefon w Twoim hotelu.