Darmowe szablony dla hoteli
Wzory e-maili z potwierdzeniem rezerwacji hotelowej
Gotowe e-maile i SMS-y dotyczące nowych rezerwacji, zmian, anulowania i zaliczek oraz odpowiedź dla gościa, który nie otrzymał potwierdzenia. Zastąp słowa w [nawiasach kwadratowych]. Kliknij szablon, aby go zaznaczyć.
Co powinno zawierać potwierdzenie rezerwacji
- Najpierw najważniejsze: nazwa hotelu, imię i nazwisko gościa, daty przyjazdu i wyjazdu, godziny zameldowania i wymeldowania.
- Rezerwacja: typ pokoju, liczba gości, nazwa taryfy i zawarte w niej świadczenia (śniadanie, parking).
- Płatności: kwota łączna, kwota zapłacona, pozostała należność i termin płatności, warunki anulowania danej taryfy.
- Numer potwierdzenia, dzięki któremu gość może wskazać rezerwację w wiadomości lub rozmowie telefonicznej.
- Kontakt z Tobą: jeden kanał odpowiedzi, np. e-mail lub WhatsApp, oraz numer telefonu.
- Bez danych wrażliwych: bez pełnych numerów kart i bez kodów do drzwi przed dniem przyjazdu.
Nowa rezerwacja
E-mail z potwierdzeniem
Temat: Potwierdzenie pobytu w [nazwa hotelu]: od [data przyjazdu] do [data wyjazdu]
Dzień dobry, [imię i nazwisko gościa],
dziękujemy za rezerwację. Potwierdzamy Państwa pobyt.
Numer potwierdzenia: [numer]
Przyjazd: [data], zameldowanie od [godzina]
Wyjazd: [data], wymeldowanie do [godzina]
Pokój: [typ pokoju], liczba gości: [liczba gości]
Taryfa: [nazwa taryfy], obejmuje [śniadanie / parking / bez dodatkowych świadczeń]
Razem: [kwota]. Zapłacono: [kwota]. Do zapłaty: [kwota], termin: [data / przy przyjeździe]
Anulowanie: [bezpłatnie do daty i godziny / bezzwrotne]
W razie potrzeby wprowadzenia zmian prosimy odpowiedzieć na ten e-mail lub napisać do nas na WhatsApp pod numerem [numer].
Z przyjemnością Państwa powitamy!
[Imię], [nazwa hotelu]
SMS z potwierdzeniem
Dzień dobry, [imię i nazwisko gościa], potwierdzamy Państwa pobyt w [nazwa hotelu]: od [data przyjazdu] do [data wyjazdu], [typ pokoju]. Numer potwierdzenia: [numer]. Mają Państwo pytania? Prosimy odpowiedzieć tutaj w dowolnym momencie.
Rezerwacja telefoniczna
Temat: Potwierdzenie rezerwacji telefonicznej, [data przyjazdu]
Dzień dobry, [imię i nazwisko gościa],
dziękujemy za telefon do [nazwa hotelu]. Zgodnie z ustaleniami przesyłamy szczegóły rezerwacji:
Numer potwierdzenia: [numer]
[Daty, pokój, liczba gości, taryfa, kwota łączna i warunki anulowania]
Prosimy sprawdzić imię, nazwisko i daty pobytu. Jeśli coś się nie zgadza, prosimy odpowiedzieć na ten e-mail, a poprawimy dane.
Z poważaniem,
[Imię], [nazwa hotelu]
Rezerwacja grupowa
Temat: Państwa rezerwacja grupowa w [nazwa hotelu]: [daty]
Dzień dobry, [imię i nazwisko osoby kontaktowej],
dziękujemy za wybór [nazwa hotelu] dla [nazwa grupy lub wydarzenia]. Potwierdzamy rezerwację grupową:
Pokoje: [liczba] × [typ pokoju] od [data] do [data]
Taryfa: [taryfa] za pokój za noc, [świadczenia w cenie]
Termin przekazania listy gości z podziałem na pokoje: [data]
Zaliczka: [kwota] do [data]; termin zwolnienia niewykorzystanych pokoi: [data]
W sprawie zmian prosimy kontaktować się z [imię]: [e-mail], [telefon].
Z poważaniem,
[Imię], [nazwa hotelu]
Odpowiedź na zapytanie o rezerwację
Dzień dobry, [imię i nazwisko gościa], dziękujemy za wiadomość. W terminie [daty] dla [liczba gości] osób oferujemy [typ pokoju] w cenie [cena] za noc [ze śniadaniem / bez wyżywienia]. Anulowanie: [bezpłatnie do daty / bezzwrotne]. Rezerwacji można dokonać tutaj: [link do rezerwacji]. Rezerwacja zostanie potwierdzona po jej zakończeniu pod tym linkiem.
Zmiany i anulowanie
Potwierdzenie zmiany
Temat: Rezerwacja [numer] została zaktualizowana
Dzień dobry, [imię i nazwisko gościa],
zaktualizowaliśmy rezerwację zgodnie z Państwa prośbą. Nowe szczegóły:
[Daty przyjazdu i wyjazdu, pokój, goście]
Nowa kwota łączna: [kwota]. [Różnica do dopłaty lub zwrotu: [kwota], [termin].]
Pozostałe warunki bez zmian. Do zobaczenia [data przyjazdu]!
[Nazwa hotelu]
Potwierdzenie anulowania
Dzień dobry, [imię i nazwisko gościa], rezerwacja [numer] na [daty] została anulowana. [Zwrot w wysokości [kwota] trafi na Państwa kartę w ciągu [liczba dni] dni. / Zgodnie z warunkami taryfy kwota [kwota] nie podlega zwrotowi.] Mamy nadzieję gościć Państwa przy innej okazji.
Płatności
Prośba o zaliczkę
Dzień dobry, [imię i nazwisko gościa], aby zagwarantować rezerwację [numer] na [daty], prosimy wpłacić zaliczkę w wysokości [kwota] do [data] przez ten bezpieczny link: [link do płatności]. Pozostała kwota, [kwota], jest płatna [przy przyjeździe / w dniu: data]. W razie pytań prosimy odpowiedzieć na tę wiadomość.
E-mail z potwierdzeniem płatności
Dzień dobry, [imię i nazwisko gościa], otrzymaliśmy płatność w wysokości [kwota] za rezerwację [numer]. [Pozostało do zapłaty: [kwota], termin: [termin].] Potwierdzenie wpłaty znajduje się w załączniku. Dziękujemy!
Nieudana płatność
Dzień dobry, [imię i nazwisko gościa], płatność w wysokości [kwota] za rezerwację [numer] nie powiodła się. Aby zachować rezerwację, prosimy opłacić ją do [data i godzina] przez ten link: [link do płatności]. Aby użyć innej karty, można skorzystać z tego samego linku. Mają Państwo pytania? Prosimy odpowiedzieć na tę wiadomość.
Jaki format wybrać
| Wiadomość | SMS lub WhatsApp | |
|---|---|---|
| Nowa rezerwacja | pełne szczegóły | krótkie podsumowanie i numer potwierdzenia |
| Zmiana lub anulowanie | pełne szczegóły | krótkie podsumowanie |
| Zaliczka lub nieudana płatność | link do płatności i kwoty | link do płatności i termin |
| Rezerwacja grupowa | pełne szczegóły i terminy | niepotrzebne |
Gdy gość mówi, że potwierdzenie nie dotarło
Goście regularnie piszą lub dzwonią, żeby zapytać, czy rezerwacja się powiodła albo dlaczego nie dotarł e-mail z potwierdzeniem. Odpowiedz szybko, bez proszenia o ponowną rezerwację:
Dzień dobry, [imię i nazwisko gościa], dziękuję za kontakt. [Państwa rezerwacja jest potwierdzona / Nie możemy znaleźć rezerwacji na to nazwisko i te daty]. [Numer potwierdzenia: [numer], [daty], [pokój].] Potwierdzenie zostało przeze mnie ponownie wysłane na [e-mail]; czasem trafia do spamu lub ofert. Jeśli rezerwacja została dokonana przez [Booking.com / Expedia], potwierdzenie przesyła ten serwis.
Wskazówki
- Temat wiadomości: nazwa hotelu i daty, żeby gość znalazł ją w pełnej skrzynce.
- Wysyłaj z własnego silnika rezerwacji lub PMS, gdy to możliwe, aby szczegóły zgadzały się z rezerwacją.
Pytania o e-maile z potwierdzeniem
Od razu po dokonaniu rezerwacji. Wiadomości dotyczące płatności wysyła się w terminie wymagalności lub po otrzymaniu wpłaty.
Tak. Goście często dzwonią lub piszą, aby sprawdzić, czy rezerwacja się powiodła, szczególnie gdy e-mail się spóźnia lub trafił do spamu. Odpowiedź z numerem potwierdzenia i ponowne wysłanie wiadomości rozwiązuje sprawę.
To identyfikator rezerwacji w Twoim PMS lub silniku rezerwacji. Umieść go blisko początku każdego potwierdzenia, aby gość mógł go podać, gdy pisze lub dzwoni.
Rezerwacja w Twoim silniku rezerwacji jest potwierdzona, gdy gość zakończy tam proces. Przy rezerwacji telefonicznej lub e-mailowej wyślij szczegóły i poproś gościa o sprawdzenie nazwiska i dat.
Tak, warunki zarezerwowanej taryfy, w jednym zdaniu: bezpłatnie do określonej daty i godziny albo bezzwrotnie.
Twój PMS lub silnik rezerwacji wysyła potwierdzenie, ale gdy gość odpisze, ktoś musi odpowiedzieć. Una odpowiada na te wiadomości o każdej porze, w języku gościa. Zobacz komunikację AI z gośćmi.
Odpowiedzi na pytania o rezerwacje o każdej porze
Gdy gość odpisze na potwierdzenie, Una odpowiada na podstawie rezerwacji o każdej porze, w jego języku, i przekazuje Twojemu zespołowi wszystko, co wymaga człowieka. Zobacz rezerwacje bezpośrednie. Więcej wzorów znajdziesz w naszych szablonach wiadomości dla gości hotelowych.