抵达前
预订确认、变更、取消、订金和支付失败：预订确认邮件模板。
抵达前的行程受阻
天气、罢工或道路封闭可能影响客人抵达时使用。
您好，[客人姓名]！我们注意到，[事件，例如周五的暴风雨预警]可能影响您前往[城市]的行程。您[入住日期范围]的预订仍然有效。如果行程有变，请直接在这里回复，我们会根据您所订房价的条款，协助调整抵达时间或入住日期。
抵达前消息
在客人抵达前两三天发送。提前问清能为前台节省时间的问题。
您好，[客人姓名]！我们期待在[抵达日期]迎接您！办理入住的时间为[时间]起。为做好接待准备，想先向您确认几个小问题：
1. 您预计几点抵达？
2. 您需要停车位吗？
3. 是否有需要我们提前了解的情况，例如过敏或特别的纪念日？
直接回复本消息即可。期待与您见面！[酒店名称]
回复提前入住请求
您好，[客人姓名]，感谢您告知您将提前抵达。常规入住时间为[时间]起。[我们可以在[时间]前为您准备好客房，[收费[金额]／不收取额外费用]。／当天无法保证提前提供客房，但您可以先在我们这里寄存行李，并在房间准备好之前享用[休息区、早餐、水疗设施]。]
深夜入住指南
适用于前台下班后抵达的客人。请在抵达当天，仅通过客人原预订渠道发送给预订登记的客人。房号与门禁密码须分开发送。
您好，[客人姓名]！由于您将在[时间]后抵达，请按以下步骤办理入住：
1. 前往[入口或自助机位置]。
2. 输入密码[密码]／到[钥匙盒位置]领取钥匙。
3. 我们会另发一条消息告知您的房号。
如果遇到问题，请致电或发消息至[号码]，届时会有人为您解答。祝旅途顺利！[酒店名称]
抵达及住店期间
欢迎信、客房留言、赠礼卡片和欢迎消息：酒店欢迎信模板。
客房尚未准备好
您好，[客人姓名]，很抱歉，您的房间还差一点就准备好了。预计可在[时间]前就绪，我们会在房间准备好后第一时间通知您。您可以先把行李寄存在前台，并[享用我们免费提供的咖啡／使用休息区]。
将客人安置到另一家酒店
酒店无法提供已预订客房时使用。发送前，请先与管理层确认安排细节。
您好，[客人姓名]，非常抱歉，今晚我们无法为您提供原订客房。我们已为您在距离本酒店[距离]的[合作酒店]预订了一间[房型]，无需额外付费，并且[交通安排]。您在该酒店的预订号是[号码]。我们前台的[姓名]会协助您处理所需事宜。
客房清洁人员给客人的留言
在清洁后或客人拒绝清洁服务时留在客房内。
尊敬的客人，您的客房今天已由[姓名]完成清洁。[按您的要求，干净毛巾已放在房门外。]如有任何需要，请拨打[分机号]，或通过 WhatsApp 向[号码]发送消息。祝您度过愉快的一天！
收到维修问题反馈
您好，[客人姓名]，感谢您告知[房号]房间的[问题]。我们已转交维修团队，将有人在[时间范围]内前来处理。[如果无法迅速修好，我们会为您提供另一间客房。]给您带来不便，敬请谅解。
退房及离店后
退房提醒
在退房前一天晚上发送。
您好，[客人姓名]！温馨提醒，明天请在[时间]前办理退房。想多休息一会儿？欢迎回复咨询延迟退房。您可以将钥匙放在[位置]。感谢您入住本酒店！
更多模板
指南
让模板真正奏效的技巧
- 先写客人需要的信息：日期、时间、密码和联系您的方式，放在其他内容之前。
- 保护门禁信息。仅在临近抵达时向预订登记的客人发送门禁密码，且绝不要与房号一同发送。
- 提供一个明确的回复渠道。准确告诉客人在哪里回复。
- 如果知道客人的语言，就用该语言书写。
- 只承诺已确认的事项。客房升级和延迟退房须在安排妥当后再写入消息。
- 仅邀请评价一次，并附上直达链接。
客人回复后，由 Una 接着答
您的 PMS 可以定时发送这些消息。客人回复后，Una 会随时用客人的语言解答，并将需要人工处理的事项转交您的团队。了解Una 如何处理客人消息以及Una 如何接听酒店电话。