Šablony zdarma pro hotely
Šablony zpráv pro hotelové hosty, které můžeš hned zkopírovat
Šablony zpráv, které recepce posílá každý týden, od zprávy před příjezdem po připomenutí odhlášení. Nahraď slova v [hranatých závorkách] a odešli. Kliknutím šablonu vybereš.
Před příjezdem
Potvrzení rezervace, změny, storna, zálohy a neúspěšné platby: šablony e-mailů s potvrzením rezervace.
Komplikace na cestě před příjezdem
Když počasí, stávky nebo uzavírky mohou ovlivnit příjezd.
Dobrý den, [jméno hosta], zaznamenali jsme, že [událost, např. výstraha před bouřkami na pátek] může zkomplikovat cestu do [město]. Vaše rezervace na [termín] nadále platí. Pokud se vaše plány změní, odpovězte nám zde a pomůžeme vám s časem nebo termínem příjezdu podle podmínek vaší sazby.
Zpráva před příjezdem
Pošli ji dva nebo tři dny před příjezdem. Zeptej se na to, co ušetří čas na recepci.
Dobrý den, [jméno hosta], těšíme se na vás [datum příjezdu]! Ubytovat se můžete od [čas]. Abychom vše připravili, máme několik krátkých otázek:
1. V kolik hodin plánujete přijet?
2. Budete potřebovat parkovací místo?
3. Je něco, co bychom měli vědět, například alergie nebo zvláštní příležitost?
Stačí odpovědět na tuto zprávu. Brzy na viděnou, [název hotelu]
Odpověď na žádost o dřívější příjezd
Dobrý den, [jméno hosta], děkujeme za informaci, že přijedete dříve. Běžně je možné se ubytovat od [čas]. [Váš pokoj můžeme připravit do [čas], [za poplatek v uvedené výši / zdarma]. / Dřívější připravení pokoje ten den nemůžeme zaručit, ale můžete si u nás nechat zavazadla a využít [salonek, snídani, wellness], než bude pokoj připraven.]
Pokyny k pozdnímu příjezdu
Pro hosty přijíždějící po zavírací době recepce. Posílej je v den příjezdu pouze hostovi uvedenému v rezervaci, přes kanál, kterým rezervoval. Číslo pokoje pošli odděleně od vstupního kódu.
Dobrý den, [jméno hosta], protože přijedete po [čas], posíláme pokyny k ubytování:
1. Přejděte na [umístění vchodu nebo kiosku].
2. Použijte kód [kód] / vyzvedněte si klíč na [umístění schránky na klíče].
3. Číslo pokoje vám pošleme v samostatné zprávě.
Pokud něco nebude fungovat, zavolejte nebo napište na [číslo]; někdo se vám ozve. Šťastnou cestu, [název hotelu]
Při příjezdu a během pobytu
Uvítací dopisy, vzkazy na pokoj, kartičky k pozornostem a uvítací zprávy: šablony uvítacích dopisů v hotelu.
Pokoj ještě není připraven
Dobrý den, [jméno hosta], omlouváme se, váš pokoj ještě není zcela připraven. Očekáváme, že bude hotový v [čas], a jakmile to bude možné, napíšeme vám. Mezitím si můžete nechat zavazadla na recepci a [dát si kávu na náš účet / využít salonek].
Přesunutí hosta do jiného hotelu
Když hotel nemůže poskytnout rezervovaný pokoj. Před odesláním domluv podrobnosti s vedením.
Dobrý den, [jméno hosta], velice se omlouváme: dnes vám nemůžeme poskytnout váš pokoj. Bez příplatku jsme vám rezervovali pokoj [typ pokoje] v [partnerský hotel], vzdáleném [vzdálenost] od nás, a [zajištění dopravy]. Vaše rezervační číslo v tomto hotelu je [číslo]. [Jméno] na naší recepci vám pomůže se vším, co budete potřebovat.
Vzkaz od úklidu pro hosta
Nech ho v pokoji po úklidu nebo když host službu odmítl.
Vážený hoste, váš pokoj byl dnes uklizen. Úklid: [jméno]. [Podle vašeho přání jsou čisté ručníky před dveřmi.] Pokud něco potřebujete, zavolejte na [linka] nebo nám napište přes WhatsApp na [číslo]. Přejeme krásný den!
Nahlášená technická závada
Dobrý den, [jméno hosta], děkujeme za upozornění na [problém] v pokoji [pokoj]. Předali jsme ho našim technikům a někdo přijde do [časový rámec]. [Pokud závadu nepůjde rychle odstranit, nabídneme vám jiný pokoj.] Omlouváme se za nepříjemnosti.
Odjezd a po pobytu
Připomenutí odhlášení
Pošli ho večer před odjezdem.
Dobrý den, [jméno hosta], připomínáme, že zítra je potřeba pokoj uvolnit do [čas]. Potřebujete trochu více času? Odpovězte nám a zeptejte se na pozdější odhlášení. Klíč můžete nechat na [místo]. Děkujeme za pobyt u nás!
Další šablony
Průvodci
Tipy, díky kterým šablony fungují
- Začni tím, co host potřebuje: termíny, časy, kódy a jak tě kontaktovat, před vším ostatním.
- Chraň přístupové údaje. Vstupní kódy posílej pouze hostovi uvedenému v rezervaci, krátce před příjezdem a nikdy společně s číslem pokoje.
- Jeden kanál pro odpověď. Řekni hostům přesně, kam mají odepsat.
- Piš v jazyce hosta, pokud ho znáš.
- Slibuj jen potvrzené věci. Vyšší kategorii pokoje a pozdní odhlášení uváděj ve zprávě až po jejich domluvení.
- O recenzi požádej jednou, s přímým odkazem.
Una odpovídá, když hosté odepíšou
Tvůj PMS může tyto zprávy posílat podle plánu. Když host odepíše, Una odpoví v jeho jazyce v kteroukoli hodinu a předá tvému týmu vše, co vyžaduje člověka. Podívej se, jak Una vyřizuje zprávy od hostů a jak Una zvedá telefon tvého hotelu.