Modelli gratuiti per hotel
Modelli di messaggi per ospiti in hotel da copiare oggi
Modelli dei messaggi che la reception invia ogni settimana, dal messaggio prima dell’arrivo al promemoria per il check-out. Sostituisci le parole tra [parentesi quadre] e invia. Fai clic su un modello per selezionarlo.
Prima dell’arrivo
Conferme di prenotazione, modifiche, cancellazioni, acconti e pagamenti non riusciti: modelli di email di conferma prenotazione.
Disagi di viaggio prima dell’arrivo
Quando maltempo, scioperi o chiusure stradali possono influire sull’arrivo.
Buongiorno [nome dell’ospite], abbiamo appreso che [evento, ad es. l’allerta maltempo per venerdì] potrebbe influire sul suo viaggio verso [città]. La sua prenotazione per [date] resta confermata. Se i suoi programmi cambiano, risponda qui: la aiuteremo a modificare l’orario o le date di arrivo secondo le condizioni della sua tariffa.
Messaggio prima dell’arrivo
Invialo due o tre giorni prima dell’arrivo. Fai le domande che fanno risparmiare tempo alla reception.
Buongiorno [nome dell’ospite], non vediamo l’ora di accoglierla il [data di arrivo]! Il check-in è disponibile dalle [ora]. Per prepararci al meglio, le chiediamo qualche informazione:
1. A che ora prevede di arrivare?
2. Avrà bisogno di un parcheggio?
3. C’è qualcosa che dovremmo sapere, come un’allergia o un’occasione speciale?
Basta rispondere a questo messaggio. A presto, [nome dell’hotel]
Risposta a una richiesta di check-in anticipato
Buongiorno [nome dell’ospite], grazie per averci avvisato del suo arrivo anticipato. Il check-in è normalmente disponibile dalle [ora]. [Possiamo preparare la sua camera per le [ora], [con un supplemento di importo / senza supplemento]. / Non possiamo garantire una camera in anticipo quel giorno, ma potrà lasciare i bagagli da noi e usufruire di [salottino, colazione, spa] finché non sarà pronta.]
Istruzioni per il check-in tardivo
Per gli ospiti che arrivano dopo la chiusura della reception. Inviale solo all’ospite il cui nome compare sulla prenotazione, tramite il canale con cui ha prenotato, il giorno dell’arrivo. Invia il numero della camera separatamente dal codice di accesso.
Buongiorno [nome dell’ospite], dato che arriverà dopo le [ora], ecco come effettuare il check-in:
1. Si rechi a [posizione dell’ingresso o del terminale].
2. Inserisca il codice [codice] / ritiri la chiave a [posizione della cassetta portachiavi].
3. Le invieremo il numero della camera con un messaggio separato.
Se qualcosa non funziona, ci chiami o ci scriva al [numero]: qualcuno le risponderà. Buon viaggio, [nome dell’hotel]
All’arrivo e durante il soggiorno
Lettere di benvenuto, biglietti in camera, cartoncini per gli omaggi e messaggi di benvenuto: modelli di lettere di benvenuto in hotel.
Camera non ancora pronta
Buongiorno [nome dell’ospite], ci dispiace, la sua camera non è ancora del tutto pronta. Prevediamo che lo sarà per le [ora] e le scriveremo appena sarà disponibile. Nel frattempo può lasciare i bagagli alla reception e [prendere un caffè offerto da noi / accomodarsi nel salottino].
Sistemare l’ospite in un altro hotel
Quando l’hotel non può fornire la camera prenotata. Concorda i dettagli con la direzione prima di inviare il messaggio.
Buongiorno [nome dell’ospite], siamo molto dispiaciuti: non possiamo metterle a disposizione la sua camera per questa notte. Abbiamo prenotato per lei una camera [tipologia di camera] presso [hotel partner], a [distanza] da noi, senza costi aggiuntivi, e [organizzazione del trasferimento]. Il suo numero di prenotazione è [numero]. [Nome], alla nostra reception, la aiuterà per qualsiasi necessità.
Biglietto del servizio pulizie per l’ospite
Da lasciare in camera dopo la pulizia, o quando l’ospite ha rifiutato il servizio.
Gentile ospite, oggi la sua camera è stata pulita da [nome]. [Come richiesto, troverà gli asciugamani puliti fuori dalla porta.] Per qualsiasi necessità, chiami l’[interno] o ci scriva su WhatsApp al [numero]. Le auguriamo una splendida giornata!
Segnalazione di un problema di manutenzione
Buongiorno [nome dell’ospite], grazie per averci segnalato il [problema] nella camera [camera]. Abbiamo avvisato il nostro team di manutenzione e qualcuno passerà entro [tempi previsti]. [Se non sarà possibile risolverlo rapidamente, le proporremo un’altra camera.] Ci scusiamo per il disagio.
Alla partenza e dopo il soggiorno
Promemoria per il check-out
Invialo la sera prima della partenza.
Buongiorno [nome dell’ospite], le ricordiamo che il check-out è previsto domani entro le [ora]. Ha bisogno di un po’ più di tempo? Risponda per chiedere informazioni sul check-out posticipato. Può lasciare la chiave a [luogo]. Grazie per aver soggiornato da noi!
Altri modelli
Guide
Consigli per modelli che funzionano
- Inizia da ciò che serve all’ospite: date, orari, codici e come contattarti, prima di tutto il resto.
- Proteggi i dati di accesso. Invia i codici d’ingresso solo all’ospite indicato nella prenotazione, poco prima dell’arrivo, e mai insieme al numero della camera.
- Un solo canale per rispondere. Indica agli ospiti esattamente dove scriverti.
- Scrivi nella lingua dell’ospite quando la conosci.
- Prometti solo ciò che è confermato. Upgrade e check-out posticipati vanno inseriti in un messaggio solo dopo essere stati concordati.
- Chiedi una recensione una sola volta, con un link diretto.
Una risponde quando gli ospiti ti riscrivono
Il tuo PMS può inviare questi messaggi a orari programmati. Quando un ospite risponde, Una gli risponde nella sua lingua a qualsiasi ora e passa al tuo team ciò che richiede una persona. Scopri come Una gestisce i messaggi degli ospiti e come Una risponde al telefono del tuo hotel.