Kostenlose Vorlagen für Hotels
E-Mail-Vorlagen für die Buchungsbestätigung im Hotel
Fertige Bestätigungen per E-Mail und SMS für neue Buchungen, Änderungen, Stornierungen und Anzahlungen sowie eine Antwort für Gäste, die keine Bestätigung erhalten haben. Ersetze die Wörter in [eckigen Klammern]. Klicke auf eine Vorlage, um sie auszuwählen.
Was eine Buchungsbestätigung enthalten sollte
- Das Wichtigste zuerst: Hotelname, Name des Gastes, An- und Abreisedatum, Check-in- und Check-out-Zeiten.
- Die Buchung: Zimmerkategorie, Gästezahl, Tarifname und enthaltene Leistungen (Frühstück, Parkplatz).
- Die Zahlung: Gesamtbetrag, bereits gezahlter Betrag, offene Summe und Fälligkeit sowie die Stornobedingungen des Tarifs.
- Die Bestätigungsnummer, damit der Gast die Buchung bei Nachrichten oder Anrufen zuordnen kann.
- So bist du erreichbar: ein Antwortkanal wie E-Mail oder WhatsApp sowie die Telefonnummer.
- Keine sensiblen Daten: keine vollständigen Kartennummern und keine Türcodes vor dem Anreisetag.
Neue Buchung
Buchungsbestätigung per E-Mail
Betreff: Ihr Aufenthalt im [Hotelname] ist bestätigt: [Anreisedatum] bis [Abreisedatum]
Guten Tag [Name des Gastes],
vielen Dank für Ihre Buchung. Ihre Reservierung ist bestätigt.
Bestätigungsnummer: [Nummer]
Anreise: [Datum], Check-in ab [Uhrzeit]
Abreise: [Datum], Check-out bis [Uhrzeit]
Zimmer: [Zimmerkategorie], [Gästezahl] Gäste
Tarif: [Tarifname], inklusive [Frühstück / Parkplatz / keine Zusatzleistungen]
Gesamtbetrag: [Betrag]. Bezahlt: [Betrag]. Fällig: [Betrag], Zahlungszeitpunkt: [Datum / bei Anreise]
Stornierung: [kostenfrei bis Datum und Uhrzeit / nicht erstattungsfähig]
Wenn Sie etwas ändern möchten, antworten Sie auf diese E-Mail oder schreiben Sie uns per WhatsApp unter [Nummer].
Wir freuen uns auf Ihren Besuch!
[Name], [Hotelname]
Buchungsbestätigung per SMS
Guten Tag [Name des Gastes], Ihr Aufenthalt im [Hotelname] ist bestätigt: [Anreisedatum] bis [Abreisedatum], [Zimmerkategorie]. Bestätigungsnummer: [Nummer]. Haben Sie Fragen? Antworten Sie jederzeit hier.
Telefonische Buchung
Betreff: Bestätigung Ihrer telefonischen Buchung, [Anreisedatum]
Guten Tag [Name des Gastes],
vielen Dank für Ihren Anruf im [Hotelname]. Wie besprochen erhalten Sie hier Ihre Buchungsdetails:
Bestätigungsnummer: [Nummer]
[Reisedaten, Zimmer, Gästezahl, Tarif, Gesamtbetrag und Stornobedingungen]
Bitte prüfen Sie Ihren Namen und die Reisedaten. Falls etwas nicht stimmt, antworten Sie auf diese E-Mail. Wir korrigieren es gern.
Freundliche Grüße
[Name], [Hotelname]
Gruppenbuchung
Betreff: Ihre Gruppenbuchung im [Hotelname]: [Reisedaten]
Guten Tag [Name der Kontaktperson],
vielen Dank, dass Sie sich für [Hotelname] für [Name der Gruppe oder Veranstaltung] entschieden haben. Ihre Gruppenbuchung ist bestätigt:
Zimmer: [Anzahl] × [Zimmerkategorie] vom [Datum] bis [Datum]
Tarif: [Tarif] pro Zimmer und Nacht, [enthaltene Leistungen]
Zimmerliste fällig bis: [Datum]
Anzahlung: [Betrag] bis [Datum]; Freigabe nicht genutzter Zimmer: [Datum]
Bei Änderungen ist [Name] für Sie da: [E-Mail], [Telefon].
Freundliche Grüße
[Name], [Hotelname]
Antwort auf eine Buchungsanfrage
Guten Tag [Name des Gastes], vielen Dank für Ihre Nachricht. Für [Reisedaten] und [Gästezahl] Gäste bieten wir [Zimmerkategorie] für [Preis] pro Nacht [mit Frühstück / nur Übernachtung] an. Stornierung: [kostenfrei bis Datum / nicht erstattungsfähig]. Hier können Sie buchen: [Buchungslink]. Sobald Sie die Buchung dort abschließen, ist sie bestätigt.
Änderungen und Stornierungen
Änderungsbestätigung
Betreff: Ihre Buchung [Nummer] wurde aktualisiert
Guten Tag [Name des Gastes],
wir haben Ihre Reservierung wie gewünscht geändert. Ihre neuen Buchungsdetails:
[An- und Abreisedatum, Zimmer, Gäste]
Neuer Gesamtbetrag: [Betrag]. [Nachzahlung oder Erstattung: [Betrag], [Zeitpunkt].]
Alle weiteren Angaben bleiben unverändert. Wir freuen uns auf Sie am [Anreisedatum]!
[Hotelname]
Stornierungsbestätigung
Guten Tag [Name des Gastes], Ihre Reservierung [Nummer] für [Reisedaten] wurde storniert. [Eine Erstattung von [Betrag] wird Ihrer Karte innerhalb von [Anzahl] Tagen gutgeschrieben. / Gemäß den Tarifbedingungen ist [Betrag] nicht erstattungsfähig.] Wir würden uns freuen, Sie ein anderes Mal begrüßen zu dürfen.
Zahlungen
Anzahlung anfordern
Guten Tag [Name des Gastes], um Ihre Buchung [Nummer] für [Reisedaten] zu sichern, zahlen Sie bitte die Anzahlung von [Betrag] bis [Datum] über diesen sicheren Link: [Zahlungslink]. Der Restbetrag von [Betrag] ist [bei Anreise / am Datum] fällig. Bei Fragen antworten Sie einfach auf diese Nachricht.
Zahlungsbestätigung per E-Mail
Guten Tag [Name des Gastes], wir haben Ihre Zahlung von [Betrag] für die Buchung [Nummer] erhalten. [Restbetrag: [Betrag], fällig [Zeitpunkt].] Ihren Beleg finden Sie im Anhang. Vielen Dank!
Zahlung fehlgeschlagen
Guten Tag [Name des Gastes], die Zahlung von [Betrag] für die Buchung [Nummer] konnte nicht abgeschlossen werden. Damit Ihre Buchung bestehen bleibt, zahlen Sie bitte bis [Datum und Uhrzeit] über diesen Link: [Zahlungslink]. Sie können über denselben Link auch eine andere Karte verwenden. Haben Sie Fragen? Antworten Sie einfach auf diese Nachricht.
Welches Format passt
| Nachricht | SMS oder WhatsApp | |
|---|---|---|
| Neue Buchung | vollständige Angaben | kurze Zusammenfassung und Bestätigungsnummer |
| Änderung oder Stornierung | vollständige Angaben | kurze Zusammenfassung |
| Anzahlung oder fehlgeschlagene Zahlung | Zahlungslink und Beträge | Zahlungslink und Frist |
| Gruppenbuchung | vollständige Angaben und Fristen | nicht erforderlich |
Wenn der Gast die Bestätigung nicht erhalten hat
Gäste schreiben oder rufen regelmäßig an, weil sie wissen möchten, ob ihre Buchung eingegangen ist oder warum die Bestätigungs-E-Mail fehlt. Antworte schnell, ohne sie erneut buchen zu lassen:
Guten Tag [Name des Gastes], vielen Dank für Ihre Nachfrage. Ihre Buchung [ist bestätigt / wir finden unter diesem Namen und für diese Reisedaten keine Buchung]. [Bestätigungsnummer: [Nummer], [Reisedaten], [Zimmer].] Ich habe die Bestätigung erneut an [E-Mail] gesendet. Manchmal landet sie im Spam- oder Werbeordner. Wenn Sie über [Booking.com / Expedia] gebucht haben, erhalten Sie die Bestätigung von dort.
Tipps
- Betreffzeile: Hotelname und Reisedaten, damit der Gast die Nachricht im vollen Posteingang findet.
- Sende möglichst aus deiner eigenen Buchungsmaschine oder deinem PMS, damit die Angaben mit der Reservierung übereinstimmen.
Fragen zu Buchungsbestätigungen
Direkt nach der Buchung. Zahlungsnachrichten folgen, wenn eine Zahlung fällig oder eingegangen ist.
Ja. Gäste rufen oft an oder schreiben, um nachzufragen, ob eine Buchung eingegangen ist, besonders wenn die E-Mail verspätet kommt oder im Spam landet. Eine Antwort mit der Bestätigungsnummer und der erneut gesendeten E-Mail klärt die Frage.
Die Referenz der Reservierung in deinem PMS oder deiner Buchungsmaschine. Platziere sie weit oben in jeder Bestätigung, damit der Gast sie bei Nachrichten oder Anrufen angeben kann.
Eine Buchung in deiner Buchungsmaschine ist bestätigt, sobald der Gast sie dort abschließt. Bei einer Buchung per Telefon oder E-Mail sendest du die Angaben und bittest den Gast, Namen und Reisedaten zu prüfen.
Ja, die Bedingungen des gebuchten Tarifs in einer Zeile: kostenfrei bis zu einem bestimmten Datum und einer Uhrzeit oder nicht erstattungsfähig.
Dein PMS oder deine Buchungsmaschine sendet die Bestätigung. Schreibt der Gast zurück, muss jemand antworten. Una beantwortet diese Nachrichten zu jeder Uhrzeit in der Sprache des Gastes. Mehr dazu: KI-Gästekommunikation.
Buchungsfragen, zu jeder Uhrzeit beantwortet
Wenn ein Gast auf eine Bestätigung antwortet, beantwortet Una seine Fragen anhand der Buchung zu jeder Uhrzeit in seiner Sprache und gibt alles, was einen Menschen braucht, an dein Team weiter. Mehr zu Direktbuchungen. Weitere Vorlagen findest du in unseren Nachrichtenvorlagen für Hotelgäste.