Un servizio di risposta per case vacanza che conosce ogni prenotazione

Pensato per affitti brevi e case vacanza

Questa pagina si rivolge a chi gestisce case vacanza, affitti brevi, ville private e residence, dove gli ospiti arrivano a ogni ora e ogni soggiorno porta domande su arrivo, accesso e alloggio. Se gestisci locazioni residenziali a lungo termine, probabilmente è più adatto un servizio generale di segreteria telefonica per amministratori immobiliari. Gestisci un hotel? Scopri l’agente vocale AI per hotel. Per tutto ciò che Una fa per gli affitti brevi, visita AI per affitti brevi.

Perché gli ospiti hanno bisogno di risposte di notte

≈ 58%

delle conversazioni per affitti e appartamenti inizia al di fuori dell’orario dal lunedì al venerdì, 9–18

Dati delle conversazioni di Una: circa 72.000 conversazioni, ago. 2024 – ott. 2026

≈ 17%

inizia di notte, tra le 22 e le 7

Dati delle conversazioni di Una: circa 72.000 conversazioni, ago. 2024 – ott. 2026

≈ 1/3

delle conversazioni sugli affitti riguarda check-in e accesso (mediana tra gli operatori)

Dati delle conversazioni di Una: circa 72.000 conversazioni, ago. 2024 – ott. 2026

In una casa vacanza non c’è una reception. Quando un ospite non trova la cassetta delle chiavi a mezzanotte, la domanda arriva a chi risponde al telefono o ai messaggi. Nei dati di Una sugli affitti, check-in e accesso sono il principale argomento di conversazione e il primo motivo di passaggio al team.

A quali domande risponde Una

• Arrivo e accesso. Istruzioni per il self check-in, orari di arrivo, arrivi tardivi e parcheggio, a qualsiasi ora.
• L’alloggio e i dintorni. Wi-Fi, dotazioni, regole della casa e cosa c’è nelle vicinanze: le domande a cui risponderebbe un concierge, risolte in conversazione. Scopri il concierge AI.
• Prenotazioni. Disponibilità, prezzi e modifiche, con un link di prenotazione diretta quando lo consenti.
• Richieste e manutenzione. Un guasto, pulizie, asciugamani: Una raccoglie la richiesta e crea l’attività per la persona giusta, poi conferma all’ospite che è stata registrata.
• Ospiti insoddisfatti. Una riconosce il problema e lo passa al tuo team con tutti i dettagli; eventuali compensazioni sono sempre decise da una persona.

I casi urgenti vengono inoltrati subito

Alcune chiamate non possono aspettare: un ospite davanti alla porta senza poter entrare o un guasto nell’appartamento. Una li contrassegna come urgenti e li inoltra alla persona o al canale che scegli, allegando conversazione e prenotazione. Di notte, la quota di passaggi contrassegnati come urgenti è doppia rispetto al giorno (40% contro 21%, hotel e affitti). Circa 3 conversazioni su 5 su check-in e accesso passano al tuo team, ed è voluto: le istruzioni arrivano a qualsiasi ora, ma un codice che non funziona, una chiave mancante o una porta che non si apre richiedono una persona. Prima di condividere i dettagli di accesso, l’ospite viene verificato come farebbe una persona alla reception: nome e date del soggiorno oppure numero di telefono della prenotazione insieme alle date.

Chiamate e messaggi in un unico posto

Una risponde al telefono, su WhatsApp, via SMS, nella chat del sito, via email e nelle caselle ospiti del tuo PMS. La maggior parte delle conversazioni sugli affitti passa dalle caselle di PMS come Guesty, Hospitable e Zeevou (Una + Guesty). Il tuo PMS continua a inviare i messaggi programmati, come quelli di benvenuto, prima dell’arrivo e di check-out; quando l’ospite risponde, Una prosegue la conversazione.

Servizio di risposta AI o con operatori umani?

• Servizio di risposta con operatori: le chiamate vengono prese da persone. Chiedi se possono vedere le tue prenotazioni e i dettagli degli alloggi oppure se la maggior parte delle chiamate si conclude con un messaggio per il tuo team.
• Servizio di risposta AI pensato per gli affitti: risponde in base al tuo PMS e alle informazioni sugli alloggi, lavora nelle caselle già usate dagli ospiti e inoltra i casi secondo le tue regole.

Come scegliere un servizio di risposta per case vacanza

• Vede la prenotazione dell’ospite e le istruzioni di arrivo dell’alloggio?
• Funziona nella casella del tuo PMS oltre che al telefono?
• Puoi decidere cosa è urgente e chi viene svegliato?
• Dice «Non lo so» e passa il caso a una persona, invece di tirare a indovinare?
• Risponde nelle lingue dei tuoi ospiti?

Scrivi tu i messaggi agli ospiti? Parti dai nostri modelli di messaggi Airbnb.

Una segue le tue regole e registra le sue azioni

Se la risposta non si trova nei tuoi sistemi o nelle informazioni sull’alloggio, Una lo dice e passa il caso a una persona invece di inventarla. Rimborsi, compensazioni, eccezioni tariffarie e modifiche da effettuare all’interno di Airbnb o Booking.com passano prima da una persona. Ogni azione viene registrata insieme alla frase che l’ha attivata, così l’origine di una risposta sbagliata si può ricostruire in pochi minuti.

Come arrivano le modifiche nel tuo PMS

Ogni modifica effettuata da Una viene verificata con regole fisse nel nostro software (date, nome dell’ospite, stato della prenotazione, le tue condizioni), e Una la conferma prima con l’ospite. Funziona con: Guesty, Hospitable, Zeevou, Apaleo, Mews, Cloudbeds, Clock PMS+ e Profitroom. In programma: Hostaway, Lodgify, Smoobu, Beds24 e altri.