Un agente vocale AI può ricevere prenotazioni alberghiere al telefono?

Sì. Una controlla disponibilità e tariffe nei tuoi sistemi e invia all'ospite un link di prenotazione diretta durante la chiamata. L'ospite apre il link e inserisce i propri dati restando in linea, così la prenotazione si completa durante la telefonata; scrivere nome e indirizzo e-mail evita gli errori della dettatura a voce.

Una lavora di notte e nei fine settimana?

Sì, a qualsiasi ora, inclusi fine settimana e festivi.

Quali lingue possono parlare gli ospiti?

Una risponde in tutte le lingue supportate dai nostri fornitori di tecnologie vocali e linguistiche. L'elenco continua a crescere, per questo non indichiamo un numero fisso.

Manteniamo il nostro numero di telefono?

Sì. Mantieni il numero del tuo hotel e inoltri le chiamate a un numero nel tuo account Twilio, tramite SIP o normale deviazione di chiamata. Il numero resta tuo e puoi scaricare cronologia e registrazioni delle chiamate dalla dashboard; configurare l'account richiede pochi minuti (in alcuni Paesi Twilio deve prima verificare il tuo indirizzo; negli Stati Uniti, per gli SMS serve anche una registrazione A2P 10DLC una tantum, che richiede alcuni giorni), poi aggiungiamo il numero a Una.

Cosa succede se di notte nessuno del team risponde?

Una passa il caso, contrassegnato come urgente quando serve, alla persona o al canale che scegli. Assicurarti che qualcuno del tuo team lo prenda in carico fa parte della tua organizzazione della reperibilità.

Quanto tempo richiede la configurazione?

Una risponde sul tuo sito e tramite QR code entro pochi minuti dall'abbonamento. Collegare il tuo PMS richiede in genere 5 minuti e ti guidiamo passo dopo passo. La linea telefonica e WhatsApp seguono quando condividi l'accesso ai tuoi account Twilio e Meta.

Una registra le chiamate? È legale?

Sì, le chiamate vengono registrate. Se lo desideri, Una annuncia la registrazione nel saluto iniziale e scegli tu la formula adatta alla tua località.

Cosa succede ai dati degli ospiti?

Vengono trattati secondo i nostri Termini di servizio e la nostra Informativa sulla privacy, che accetti al momento della registrazione.

Quanto costa Una? È prevista una prova?

Il prezzo dipende dal numero di camere e dal piano scelto: calcolalo qui. Una include una prova gratuita di 14 giorni e puoi annullare in qualsiasi momento. Altre risposte su configurazione e contratti: AI per hotel.

Agente vocale AI per hotel

Una reception AI che risponde al telefono del tuo hotel

Una risponde alle tue chiamate 24 ore su 24, parla nella lingua dell'ospite, verifica la disponibilità nei tuoi sistemi e trasforma le chiamate in prenotazioni dirette o attività per il tuo team. Quando serve una persona, Una passa la chiamata con tutte le informazioni allegate.

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Cos'è una reception AI

Il front office è il reparto dell'hotel che si occupa direttamente degli ospiti: prenotazioni, reception, telefono e check-in. Una reception AI, parte di quella che gli hotel chiamano automazione del front office, è un software che risponde al telefono e ai messaggi dell'hotel come farebbe una receptionist: conosce le tue camere, le tariffe e il regolamento, vede la prenotazione di ogni ospite nel tuo PMS (il gestionale alberghiero che contiene le prenotazioni) e agisce di conseguenza. Un menu telefonico smista le chiamate. Un servizio di risposta telefonica prende i messaggi. Una reception AI risponde alla domanda, prenota la camera o crea l'attività e passa il resto al tuo personale.

Le chiamate che la tua reception non riesce a gestire

Il telefono dell'hotel squilla nei momenti peggiori: durante il picco dei check-in, di notte, nel fine settimana. Delle chiamate che Una gestisce per hotel e affitti brevi, circa un terzo arriva fuori dall'orario d'ufficio nei giorni feriali, e le prenotazioni sono il motivo più frequente delle telefonate.

≈ 1/3: delle chiamate arriva fuori dall'orario feriale 9–18; Dati delle chiamate di Una, circa 31.000 chiamate, ago. 2024 – ott. 2026
≈ 45%: delle chiamate riguarda le prenotazioni: disponibilità, prezzi, nuove prenotazioni e modifiche; Dati delle chiamate di Una
> 1/4: delle chiamate non riguarda un soggiorno; Una le toglie al tuo team; Dati delle chiamate di Una

Anche queste chiamate richiedono tempo. Quando risponde Una, la reception può concentrarsi sugli ospiti che ha davanti.

Cosa fa Una durante una chiamata

Risponde nella lingua dell'ospite, a qualsiasi ora.
Conosce la prenotazione. Un ospite che chiede informazioni su arrivo tardivo, parcheggio o colazione riceve una risposta relativa al proprio soggiorno, non una risposta generica.
Verifica la disponibilità e invia un link di prenotazione durante la chiamata. Una propone camere e tariffe dai tuoi sistemi e invia un link per prenotare direttamente, senza commissioni OTA. L'ospite prenota e paga dal link senza riagganciare; i dati della carta non vengono raccolti al telefono. Scopri di più sulle prenotazioni dirette.
Risponde alle domande da concierge. Colazione, parcheggio, Wi-Fi e cosa c'è nei dintorni. Scopri di più sul concierge AI.
Raccoglie le richieste. Servizio in camera, transfer, upgrade ed extra diventano attività per la persona giusta.
Passa il caso con tutto il contesto. Rimborsi, controversie, risarcimenti, eccezioni tariffarie e sicurezza vanno sempre alla persona che indichi, con conversazione, prenotazione e contesto allegati.

Ospite

Quante camere avete disponibili per stanotte?

Una

Per stanotte abbiamo 6 camere disponibili: 3 con letto king e 3 con letto queen. Desidera prenotarne una?

Una conversazione di esempio.

Quando non c'è nessuno alla reception

Quando la tua reception è presidiata, la chiamata viene trasferita in diretta. Quando non lo è, il caso passa alla persona o al canale che scegli, come la tua app di messaggistica o il sistema di gestione delle attività, contrassegnato come urgente quando serve, con conversazione e prenotazione allegate. Quando una richiesta esula dalle competenze di Una o i tuoi sistemi non possono rispondere, Una lo dice e inoltra il caso; non tira a indovinare. Ogni azione viene registrata insieme alla frase che l'ha provocata, così si può risalire a una risposta sbagliata in pochi minuti.

Agente vocale AI, servizio di risposta o call center?

Servizio di risposta o call center: sono persone a rispondere. Chiedi se possono vedere il tuo PMS e le tariffe in tempo reale o se le chiamate si concludono con messaggi per il tuo team.
Receptionist AI generica: pensata per qualsiasi piccola impresa, prende messaggi e fissa appuntamenti, ma non conosce le prenotazioni alberghiere, le tariffe o le tue regole di escalation.
Agente vocale AI per hotel: risponde in base ai tuoi sistemi, gestisce le prenotazioni dirette e passa il resto al personale con tutto il contesto. È il lavoro per cui Una è stata creata.

Come scegliere un agente vocale AI per il tuo hotel

Può vedere la disponibilità in tempo reale e la prenotazione dell'ospite nel tuo PMS?
Può inviare un link di prenotazione diretta durante la chiamata?
Cosa succede esattamente alle 3 di notte quando chi chiama ha bisogno di una persona?
Quali casi esulano dalle sue competenze e questi limiti sono applicati tramite regole?
Puoi ricondurre ogni azione a ciò che ha detto il chiamante?
I suoi report includono ogni chiamata o soltanto quelle arrivate all'AI?

L'ultima domanda conta più di quanto sembri. I dati all'inizio di questa pagina provengono dall'insieme completo delle chiamate di Una. In uno studio che abbiamo pubblicato su 15.910 chiamate presso una rete alberghiera europea che lavorava con Una, rimuovere il vecchio menu telefonico ha inizialmente fatto apparire peggiori i risultati dell'AI: il menu nascondeva chi riagganciava prima di parlare con qualcuno. Leggi lo studio.

Per gruppi alberghieri e singole strutture

In un gruppo alberghiero, un unico numero può indirizzare chi chiama all'hotel giusto. La dipendente dell'hotel risponde conoscendo già il contesto.

Gestisci affitti brevi?

Gli ospiti degli affitti brevi chiamano ancora più spesso fuori orario: nei dati di Una per questo settore, circa il 44% delle chiamate arriva fuori dall'orario d'ufficio nei giorni feriali. Una lavora nelle caselle dei PMS che i gestori usano già, tra cui Guesty, Hospitable e Zeevou, e risponde alla loro linea telefonica. Scopri di più per i gestori di affitti brevi.

Come arrivano le prenotazioni al tuo PMS

Le nuove prenotazioni vengono effettuate dall'ospite tramite il link di Una. Ogni modifica fatta da Una viene verificata da regole fisse nel nostro software (date, nome dell'ospite, stato della prenotazione e tue condizioni), e Una chiede prima conferma all'ospite. Funziona con: Apaleo, Mews, Guesty, Cloudbeds, Clock PMS+, Hospitable, Zeevou e Profitroom. In programma: Opera, SiteMinder, Beds24, Lodgify, Hostaway, RoomRaccoon e Smoobu. Se il tuo PMS non è ancora collegato, Una risponde comunque alle chiamate dal primo giorno e passa le richieste di prenotazione al tuo team con tutto il contesto; disponibilità in tempo reale e prenotazioni si attivano appena colleghi il PMS.

Una dipendente per chiamate e messaggi

La stessa Una risponde su WhatsApp, via SMS, nella chat del sito, per e-mail, su Instagram e Messenger, così gli ospiti possono contattare l'hotel dal canale che preferiscono. Chi riceve una risposta via messaggio non deve telefonare, e la linea si libera dalle chiamate di routine. Scopri come Una gestisce i messaggi degli ospiti.