Modelli gratuiti per hotel
Modelli di email di conferma prenotazione hotel
Email e SMS pronti per nuove prenotazioni, modifiche, cancellazioni e acconti, più una risposta per l’ospite che dice di non aver mai ricevuto la conferma. Sostituisci le parole tra [parentesi quadre]. Clicca su un modello per selezionarlo.
Cosa deve contenere una conferma di prenotazione
- Prima le informazioni essenziali: nome dell’hotel, nome dell’ospite, date di arrivo e partenza, orari di check-in e check-out.
- La prenotazione: tipologia di camera, numero di ospiti, nome della tariffa e servizi inclusi (colazione, parcheggio).
- I pagamenti: totale, importo già pagato, saldo e scadenza, condizioni di cancellazione della tariffa.
- Il numero di conferma, così l’ospite può identificare la prenotazione quando scrive o chiama.
- Come contattarti: un canale per rispondere, come email o WhatsApp, e il numero di telefono.
- Nessun dato sensibile: niente numeri completi delle carte e nessun codice di accesso prima del giorno di arrivo.
Nuova prenotazione
Email di conferma
Oggetto: Il suo soggiorno presso [nome dell’hotel] è confermato: dal [data di arrivo] al [data di partenza]
Gentile [nome dell’ospite],
grazie per aver prenotato da noi. La sua prenotazione è confermata.
Numero di conferma: [numero]
Arrivo: [data], check-in dalle [ora]
Partenza: [data], check-out entro le [ora]
Camera: [tipologia di camera], [numero di ospiti] ospiti
Tariffa: [nome della tariffa], include [colazione / parcheggio / nessun extra]
Totale: [importo]. Pagato: [importo]. Saldo: [importo], scadenza: [data / all’arrivo]
Cancellazione: [gratuita fino a data e ora / non rimborsabile]
Per qualsiasi modifica, risponda a questa email o ci scriva su WhatsApp al [numero].
Non vediamo l’ora di accoglierla!
[Nome], [nome dell’hotel]
SMS di conferma
Buongiorno [nome dell’ospite], il suo soggiorno presso [nome dell’hotel] è confermato: dal [data di arrivo] al [data di partenza], [tipologia di camera]. Conferma: [numero]. Ha domande? Può rispondere qui in qualsiasi momento.
Prenotazione telefonica
Oggetto: Conferma della sua prenotazione telefonica, [data di arrivo]
Gentile [nome dell’ospite],
grazie per aver chiamato [nome dell’hotel]. Come concordato, ecco i dettagli della sua prenotazione:
Numero di conferma: [numero]
[Date, camera, numero di ospiti, tariffa, totale e condizioni di cancellazione]
La invitiamo a controllare il nome e le date. Se qualcosa non è corretto, risponda a questa email e provvederemo a correggerlo.
Cordiali saluti,
[Nome], [nome dell’hotel]
Prenotazione di gruppo
Oggetto: La sua prenotazione di gruppo presso [nome dell’hotel]: [date]
Gentile [nome del referente],
grazie per aver scelto [nome dell’hotel] per [nome del gruppo o dell’evento]. La sua prenotazione di gruppo è confermata:
Camere: [numero] × [tipologia di camera] dal [data] al [data]
Tariffa: [tariffa] per camera a notte, [servizi inclusi]
Elenco degli ospiti per camera da inviare entro: [data]
Acconto: [importo] entro il [data]; data di rilascio delle camere non utilizzate: [data]
Per qualsiasi modifica, il suo referente è [nome]: [email], [telefono].
Cordiali saluti,
[Nome], [nome dell’hotel]
Risposta a una richiesta di prenotazione
Buongiorno [nome dell’ospite], grazie per il suo messaggio. Per [date] e [numero di ospiti] ospiti, abbiamo [tipologia di camera] a [prezzo] a notte [con colazione / solo pernottamento]. Cancellazione: [gratuita fino alla data / non rimborsabile]. Per prenotare, utilizzi questo link: [link di prenotazione]. La prenotazione sarà confermata una volta completata su quella pagina.
Modifiche e cancellazioni
Modifica confermata
Oggetto: La sua prenotazione [numero] è stata aggiornata
Gentile [nome dell’ospite],
abbiamo aggiornato la sua prenotazione come richiesto. Ecco i nuovi dettagli:
[Date di arrivo e partenza, camera, ospiti]
Nuovo totale: [importo]. [Differenza da pagare o rimborsare: [importo], [quando].]
Tutto il resto rimane invariato. La aspettiamo il [data di arrivo]!
[Nome dell’hotel]
Cancellazione confermata
Buongiorno [nome dell’ospite], la sua prenotazione [numero] per [date] è stata cancellata. [Il rimborso di [importo] sarà accreditato sulla sua carta entro [numero di giorni] giorni. / In base alle condizioni della tariffa, [importo] non è rimborsabile.] Speriamo di poterla accogliere in un’altra occasione.
Pagamenti
Richiesta di acconto
Buongiorno [nome dell’ospite], per garantire la sua prenotazione [numero] per [date], la invitiamo a versare l’acconto di [importo] entro il [data] tramite questo link sicuro: [link di pagamento]. Il saldo di [importo] è dovuto [all’arrivo / alla data]. Per qualsiasi domanda, risponda a questo messaggio.
Email di conferma del pagamento
Buongiorno [nome dell’ospite], abbiamo ricevuto il suo pagamento di [importo] per la prenotazione [numero]. [Saldo residuo: [importo], da versare [quando].] La ricevuta è in allegato. Grazie!
Pagamento non riuscito
Buongiorno [nome dell’ospite], il pagamento di [importo] per la prenotazione [numero] non è andato a buon fine. Per mantenere la prenotazione, la invitiamo a pagare entro [data e ora] tramite questo link: [link di pagamento]. Se desidera utilizzare un’altra carta, può farlo dallo stesso link. Ha domande? Risponda a questo messaggio.
Quale formato usare
| Messaggio | SMS o WhatsApp | |
|---|---|---|
| Nuova prenotazione | dettagli completi | breve riepilogo e numero di conferma |
| Modifica o cancellazione | dettagli completi | breve riepilogo |
| Acconto o pagamento non riuscito | link di pagamento e importi | link di pagamento e scadenza |
| Prenotazione di gruppo | dettagli completi e scadenze | non necessario |
Quando l’ospite dice di non aver ricevuto la conferma
Gli ospiti scrivono o chiamano spesso per chiedere se la prenotazione è andata a buon fine o perché l’email di conferma non è arrivata. Rispondi rapidamente, senza chiedere di prenotare di nuovo:
Buongiorno [nome dell’ospite], grazie per averci contattato. La sua prenotazione [è confermata / non troviamo una prenotazione con questo nome e per queste date]. [Numero di conferma: [numero], [date], [camera].] Ho inviato nuovamente la conferma a [email]; a volte finisce nella posta indesiderata o nelle promozioni. Se ha prenotato tramite [Booking.com / Expedia], riceverà la conferma direttamente da loro.
Consigli
- Oggetto: nome dell’hotel e date, così l’ospite trova il messaggio anche in una casella piena.
- Invia dal tuo motore di prenotazione o PMS quando possibile, per far coincidere i dettagli con la prenotazione.
Domande sulle email di conferma
Subito dopo la prenotazione. I messaggi relativi ai pagamenti seguono quando un pagamento è in scadenza o viene ricevuto.
Sì. Gli ospiti chiamano o scrivono spesso per verificare che la prenotazione sia andata a buon fine, soprattutto quando l’email tarda o finisce nella posta indesiderata. Una risposta con il numero di conferma e il reinvio dell’email risolve il dubbio.
È il riferimento della prenotazione nel tuo PMS o motore di prenotazione. Inseriscilo nella parte iniziale di ogni conferma, così l’ospite può comunicarlo quando scrive o chiama.
Una prenotazione effettuata nel tuo motore di prenotazione è confermata quando l’ospite la completa lì. Per una prenotazione fatta per telefono o email, invia i dettagli e chiedi all’ospite di verificare il nome e le date.
Sì, le condizioni della tariffa prenotata in una riga: cancellazione gratuita fino a una data e un’ora, oppure tariffa non rimborsabile.
Il tuo PMS o motore di prenotazione invia la conferma; quando l’ospite risponde, qualcuno deve occuparsene. Una risponde a quei messaggi a qualsiasi ora, nella lingua dell’ospite. Scopri la messaggistica AI per gli ospiti.
Domande sulle prenotazioni, risposte a ogni ora
Quando un ospite risponde a una conferma, Una usa i dati della prenotazione per rispondere a qualsiasi ora, nella sua lingua, e passa al tuo team tutto ciò che richiede una persona. Scopri le prenotazioni dirette. Altri modelli nei nostri modelli di messaggi per gli ospiti dell’hotel.