Modèles gratuits pour les hôtels
Modèles d’e-mails de confirmation de réservation d’hôtel
Des e-mails et SMS prêts à envoyer pour confirmer les nouvelles réservations, modifications, annulations et acomptes, avec une réponse pour le client qui n’a jamais reçu la confirmation. Remplace les mots entre [crochets]. Clique sur un modèle pour le sélectionner.
Que doit contenir une confirmation de réservation ?
- L’essentiel d’abord : nom de l’hôtel, nom du client, dates d’arrivée et de départ, horaires d’arrivée et de départ.
- La réservation : catégorie de chambre, nombre de personnes, nom du tarif et prestations incluses (petit-déjeuner, parking).
- Le paiement : montant total, somme payée, solde à régler et échéance, conditions d’annulation du tarif.
- Le numéro de confirmation, pour que le client retrouve sa réservation lorsqu’il écrit ou appelle.
- Comment te joindre : un canal de réponse, par exemple l’e-mail ou WhatsApp, et le numéro de téléphone.
- Aucune donnée sensible : ni numéro de carte complet, ni code d’accès avant le jour d’arrivée.
Nouvelle réservation
E-mail de confirmation
Objet : Votre séjour à [nom de l’hôtel] est confirmé : du [date d’arrivée] au [date de départ]
Bonjour [nom du client],
Merci d’avoir réservé chez nous. Votre réservation est confirmée.
Numéro de confirmation : [numéro]
Arrivée : [date], à partir de [heure]
Départ : [date], avant [heure]
Chambre : [catégorie de chambre], [nombre de personnes] personnes
Tarif : [nom du tarif], comprenant [petit-déjeuner / parking / aucune prestation supplémentaire]
Total : [montant]. Réglé : [montant]. À régler : [montant], échéance : [date / à l’arrivée]
Annulation : [gratuite jusqu’à la date et l’heure / non remboursable]
Pour toute modification, répondez à cet e-mail ou écrivez-nous sur WhatsApp au [numéro].
Nous avons hâte de vous accueillir !
[Nom], [nom de l’hôtel]
SMS de confirmation
Bonjour [nom du client], votre séjour à [nom de l’hôtel] est confirmé : du [date d’arrivée] au [date de départ], [catégorie de chambre]. Confirmation : [numéro]. Une question ? Répondez ici à tout moment.
Réservation par téléphone
Objet : Confirmation de votre réservation par téléphone, [date d’arrivée]
Bonjour [nom du client],
Merci d’avoir appelé [nom de l’hôtel]. Comme convenu, voici le détail de votre réservation :
Numéro de confirmation : [numéro]
[Dates, chambre, nombre de personnes, tarif, total et conditions d’annulation]
Merci de vérifier votre nom et les dates. En cas d’erreur, répondez à cet e-mail et nous la corrigerons.
Bien cordialement,
[Nom], [nom de l’hôtel]
Réservation de groupe
Objet : Votre réservation de groupe à [nom de l’hôtel] : [dates]
Bonjour [nom du contact],
Merci d’avoir choisi [nom de l’hôtel] pour [nom du groupe ou de l’événement]. Votre réservation de groupe est confirmée :
Chambres : [nombre] × [catégorie de chambre] du [date] au [date]
Tarif : [tarif] par chambre et par nuit, [prestations incluses]
Liste de répartition des chambres à fournir avant le : [date]
Acompte : [montant] avant le [date] ; date de remise en vente des chambres non utilisées : [date]
Pour toute modification, votre contact est [nom] : [e-mail], [téléphone].
Bien cordialement,
[Nom], [nom de l’hôtel]
Réponse à une demande de réservation
Bonjour [nom du client], merci pour votre message. Pour [dates] et [nombre de personnes] personnes, nous proposons [catégorie de chambre] à [prix] par nuit [avec petit-déjeuner / chambre seule]. Annulation : [gratuite jusqu’à la date / non remboursable]. Pour réserver, utilisez ce lien : [lien de réservation]. Votre réservation sera confirmée une fois finalisée sur cette page.
Modifications et annulations
Modification confirmée
Objet : Votre réservation [numéro] a été mise à jour
Bonjour [nom du client],
Nous avons modifié votre réservation comme demandé. Voici les nouvelles informations :
[Dates d’arrivée et de départ, chambre, personnes]
Nouveau total : [montant]. [Différence à régler ou à rembourser : [montant], [échéance].]
Les autres informations restent inchangées. À bientôt, le [date d’arrivée] !
[Nom de l’hôtel]
Annulation confirmée
Bonjour [nom du client], votre réservation [numéro] pour [dates] a été annulée. [Le remboursement de [montant] sera crédité sur votre carte sous [nombre de jours] jours. / Selon les conditions du tarif, [montant] n’est pas remboursable.] Nous espérons avoir le plaisir de vous accueillir une prochaine fois.
Paiements
Demande d’acompte
Bonjour [nom du client], pour garantir votre réservation [numéro] pour [dates], merci de verser l’acompte de [montant] avant le [date] via ce lien sécurisé : [lien de paiement]. Le solde, soit [montant], sera à régler [à l’arrivée / à la date]. Pour toute question, répondez simplement à ce message.
E-mail de confirmation de paiement
Bonjour [nom du client], nous avons reçu votre paiement de [montant] pour la réservation [numéro]. [Solde restant : [montant], à régler [échéance].] Votre reçu est en pièce jointe. Merci !
Échec du paiement
Bonjour [nom du client], le paiement de [montant] pour la réservation [numéro] n’a pas abouti. Pour conserver votre réservation, merci de régler avant le [date et heure] via ce lien : [lien de paiement]. Si vous souhaitez utiliser une autre carte, le même lien convient. Une question ? Répondez simplement à ce message.
Quel format choisir ?
| Message | SMS ou WhatsApp | |
|---|---|---|
| Nouvelle réservation | toutes les informations | résumé et numéro de confirmation |
| Modification ou annulation | toutes les informations | résumé |
| Acompte ou échec du paiement | lien de paiement et montants | lien de paiement et date limite |
| Réservation de groupe | toutes les informations et échéances | inutile |
Quand le client dit ne jamais avoir reçu la confirmation
Les clients écrivent ou appellent régulièrement pour savoir si leur réservation a bien été enregistrée ou pourquoi l’e-mail de confirmation n’est pas arrivé. Réponds vite, sans leur demander de réserver à nouveau :
Bonjour [nom du client], merci de nous avoir contactés. Votre réservation [est confirmée / nous ne trouvons aucune réservation à ce nom et à ces dates]. [Numéro de confirmation : [numéro], [dates], [chambre].] Je viens de renvoyer la confirmation à [e-mail] ; elle arrive parfois dans les courriers indésirables ou les promotions. Si vous avez réservé via [Booking.com / Expedia], la confirmation vous est envoyée par cette plateforme.
Conseils
- Objet de l’e-mail : nom de l’hôtel et dates, pour que le client le retrouve dans une boîte de réception chargée.
- Envoie depuis ton propre moteur de réservation ou PMS si possible, pour que les informations correspondent à la réservation.
Questions sur les e-mails de confirmation
Juste après la réservation. Les messages de paiement suivent lorsqu’un règlement arrive à échéance ou est reçu.
Oui. Les clients appellent ou écrivent souvent pour vérifier qu’une réservation a bien été enregistrée, surtout lorsque l’e-mail tarde ou arrive dans les courriers indésirables. Une réponse avec le numéro de confirmation et le renvoi de l’e-mail règle la question.
La référence de la réservation dans ton PMS ou ton moteur de réservation. Place-la en haut de chaque confirmation, pour que le client puisse la communiquer lorsqu’il écrit ou appelle.
Une réservation effectuée sur ton moteur de réservation est confirmée quand le client la finalise sur celui-ci. Pour une réservation par téléphone ou e-mail, envoie les informations et demande au client de vérifier son nom et les dates.
Oui, les conditions du tarif réservé, sur une ligne : annulation gratuite jusqu’à une date et une heure données, ou tarif non remboursable.
Ton PMS ou ton moteur de réservation envoie la confirmation ; quand le client répond, quelqu’un doit prendre le relais. Una répond à ces messages à toute heure, dans la langue du client. Découvre la messagerie client avec IA.
Des réponses aux questions de réservation, à toute heure
Quand un client répond à une confirmation, Una s’appuie sur sa réservation pour lui répondre à toute heure, dans sa langue, et transmet à ton équipe tout ce qui nécessite une personne. Découvre les réservations directes. Plus de modèles dans nos modèles de messages pour les clients d’hôtel.