Check-in in hotel
Aiuto all’arrivo, anche quando non c’è nessuno alla reception
Gli ospiti arrivano tardi, non trovano l’ingresso o non sanno usare il chiosco. Una, una dipendente AI per le conversazioni con gli ospiti, risponde alle loro domande sull’arrivo per telefono e messaggio a qualsiasi ora, in base alle regole del tuo hotel e alla loro prenotazione, e passa subito al team chi resta bloccato alla porta, con priorità urgente.
Come funzionano check-in e check-out in hotel
Il check-in standard in hotel segue gli stessi passaggi, alla reception o sul telefono:
- Trovare la prenotazione tramite nome o numero di prenotazione.
- Verificare l’identità con un documento o passaporto, secondo le norme locali.
- Registrare l’ospite: recapiti, arrivo e partenza, scheda di registrazione firmata.
- Garantire il pagamento: preautorizzazione sulla carta o deposito per soggiorno ed extra.
- Assegnare la camera e consentire l’accesso: tessera, chiave mobile o codice della porta.
- Comunicare le informazioni essenziali: Wi-Fi, orari della colazione, ora del check-out e come contattare il team.
Al check-out il percorso si inverte: controllare il conto, saldare il dovuto, restituire o lasciare le tessere e salutare ringraziando; dopo il soggiorno, chiedere una recensione. Il check-out express permette all’ospite di partire senza fermarsi alla reception, ricevendo il conto finale via email.
Tipi di check-in
- Check-in online o via web: l’ospite compila la registrazione prima dell’arrivo tramite un link dell’hotel.
- Check-in mobile: la stessa procedura sul telefono, spesso con chiave mobile.
- Self check-in: l’ospite si registra senza personale, a un chiosco o tablet nella hall oppure con un codice.
- Check-in contactless, senza chiavi, virtuale o da remoto: nomi in parte sovrapposti per la stessa idea. Registrazione e accesso vengono gestiti prima dell’arrivo, senza consegna delle chiavi, e l’ospite va direttamente in camera con un codice o una chiave mobile.
- Check-in con QR code: l’ospite scansiona un codice nella struttura per aprire la registrazione.
- Hotel automatizzato: una struttura dove gran parte del check-in, degli accessi e dei pagamenti funziona senza reception presidiata. Il check-in automatizzato di solito funziona così: l’ospite riceve un link prima dell’arrivo, compila la registrazione, carica un documento e paga; il giorno dell’arrivo riceve un codice o una chiave mobile. Esistono hotel completamente senza personale, ma la maggior parte delle strutture automatizzate mantiene qualcuno reperibile.
- Chiave mobile: il telefono apre la porta della camera, solitamente tramite l’app dell’hotel o del marchio via Bluetooth o NFC, al posto della tessera in plastica.
Perché all’arrivo serve ancora una conversazione
- ≈ 38%
- delle conversazioni degli hotel inizia fuori dall’orario feriale 9–18
- Dati delle conversazioni Una, ago. 2024 – ott. 2026, solo hotel
- ≈ 1/3
- delle conversazioni di affitti brevi e appartamenti riguarda check-in e accesso; negli hotel è circa il 6%
- Dati delle conversazioni Una: circa 72.000 conversazioni, ago. 2024 – ott. 2026, mediana tra operatori
- ≈ 45%
- dei passaggi al team su check-in e accesso viene contrassegnato come urgente da Una: un ospite sul posto non può entrare
- Dati delle escalation Una: 16.163 passaggi ai team delle strutture, ott. 2025 – lug. 2026, hotel e affitti brevi
Gli strumenti self-service gestiscono il percorso standard. Gli ospiti però continuano a chiedere: dov’è l’ingresso, come funziona il tablet, posso arrivare all’una di notte, dove parcheggio? Se non c’è nessuno alla reception, le domande restano in attesa e l’ospite aspetta fuori.
Siamo arrivati. Ho bisogno di aiuto, come entro in camera?
Sul tablet self-service della reception, scelga la lingua e tocchi «Effettua il check-in ora». Inserisca solo il cognome o il numero di prenotazione e riceverà il codice della camera.
Cosa fa Una per il check-in
- Risponde alle domande sull’arrivo a qualsiasi ora, per telefono, WhatsApp, SMS, chat ed email, nella lingua dell’ospite: orari, arrivi tardivi, parcheggio, ingresso e funzionamento del tuo chiosco o tablet.
- Conosce la prenotazione, così la risposta riguarda il soggiorno di quell’ospite e le regole di arrivo del tuo hotel.
- Condivide i dati di accesso solo con ospiti verificati.
- Raccoglie richieste di check-in anticipato e check-out posticipato e risponde secondo le tue regole oppure le passa al tuo team.
- Segnala i casi urgenti: un ospite sul posto che non può entrare viene contrassegnato come urgente e passato alla persona di turno.
Circa 3 conversazioni sul check-in su 5 passano ancora al tuo team, ed è voluto: quando un ospite è alla porta senza poter entrare, deve intervenire una persona.
Ho una prenotazione e il mio check-in è previsto verso l’una di notte.
Può arrivare verso l’una di notte grazie al nostro check-in contactless. Mi invii il numero di prenotazione, così posso controllare i dettagli dell’arrivo.
Come Una affianca i tuoi strumenti di check-in
Una non è una piattaforma di check-in: chioschi, scansioni dei documenti, chiavi mobili e moduli di registrazione vengono dal tuo PMS o dal fornitore del check-in. Una li affianca, risponde in base alla prenotazione nel PMS e alle tue istruzioni di arrivo, aiuta gli ospiti a usare gli strumenti e prende in carico la conversazione se qualcosa va storto. La visibilità diretta dello stato del fornitore dipende dall’integrazione: parlacene in demo con la tua configurazione.
Con una sola persona alla reception di notte, l’obiettivo è ridurre le interruzioni per le normali domande sull’arrivo e garantire un passaggio chiaro e urgente per l’ospite davvero bloccato.
Come scegliere gli strumenti di check-in
- Funziona con il tuo PMS, mantenendo sincronizzati prenotazioni e stato delle camere?
- Come viene verificata l’identità dell’ospite e vengono rispettate le norme locali di registrazione?
- Come accedono gli ospiti: tessera, chiave mobile o codice, e cosa succede se non funziona?
- Chi risponde all’ospite all’1 di notte se il codice non funziona?
- Funziona senza scaricare un’app?
- I dati della carta sono gestiti da un fornitore di pagamenti conforme alle norme?
Check-in anticipato, check-out posticipato e domande sulla partenza
- Il check-in è di solito a metà pomeriggio, spesso alle 15, e il check-out in tarda mattinata. Il check-in anticipato dipende dalla disponibilità della camera; molti hotel applicano un supplemento o lo garantiscono solo se prenotato in anticipo.
- Per chiedere il check-in anticipato, l’ospite contatta l’hotel prima dell’arrivo, per messaggio o telefono. Una raccoglie la richiesta, risponde secondo le tue regole e disponibilità oppure la passa al team.
- L’ospite può semplicemente andarsene? Con check-out express e carta registrata, di solito sì: il conto viene saldato automaticamente e inviato via email. Molti hotel consentono di lasciare le tessere in camera.
- È possibile fare check-in e check-out nello stesso giorno; alcuni hotel vendono camere diurne proprio per questo.
- Online o di persona? Il check-in online fa risparmiare tempo alla reception ed è adatto agli arrivi tardivi; quello di persona è adatto a chi desidera aiuto o ha richieste particolari.
Per appartamenti e affitti brevi
Negli affitti brevi, check-in e accesso sono il principale argomento delle conversazioni con gli ospiti e il motivo principale per cui Una passa una conversazione al team. Una fornisce le istruzioni per il self check-in e condivide i codici solo con ospiti verificati; cosa documentare è spiegato nella nostra checklist delle informazioni per gli ospiti. Gli ospiti possono di solito arrivare a qualsiasi ora dopo l’inizio del check-in e dovrebbero comunicare all’host un orario indicativo. Un breve esempio di istruzioni di accesso:
Ciao [Nome dell’ospite], ecco come entrare oggi: l’indirizzo è [indirizzo]; il tuo codice è [codice]; la rete Wi-Fi è [rete], password [password della rete]. Se qualcosa non funziona, scrivimi qui o chiama il [numero].
E le istruzioni per il check-out:
Ciao [Nome dell’ospite], il check-out è alle [ora]. Per favore, [carica la lavastoviglie, porta fuori la spazzatura], lascia le chiavi [dove] e chiudi la porta dietro di te. Grazie per aver soggiornato da noi!
Altri esempi nei nostri modelli di messaggi Airbnb; scopri anche l’AI per gli affitti brevi.
Domande sul check-in in hotel
Al check-in: trovare la prenotazione, verificare l’identità, registrare l’ospite, garantire il pagamento, dare accesso alla camera e condividere l’essenziale. Al check-out: controllare e saldare il conto, restituire le chiavi e ringraziare l’ospite.
L’ospite si registra a un chiosco o tablet, oppure online prima dell’arrivo, e riceve una tessera, una chiave mobile o un codice senza personale. Una risponde alle domande che emergono lungo il percorso, a qualsiasi ora.
Un check-in senza passare dalla reception né ricevere chiavi di persona: registrazione online o sul telefono e accesso tramite chiave mobile o codice.
L’ospite carica la foto di un documento e spesso un selfie; il fornitore del check-in li confronta automaticamente. I documenti accettati dipendono dalle norme locali. Una non verifica i documenti, ma aiuta gli ospiti a seguire i passaggi del tuo fornitore.
Di solito non l’intera registrazione, che richiede un documento e una firma o un modulo digitale. Per telefono l’ospite può confermare l’orario di arrivo, chiedere il check-in anticipato e ricevere indicazioni; Una risponde a queste chiamate a qualsiasi ora.
L’AI può guidare gli ospiti: rispondere alle domande sull’arrivo, spiegare il self check-in, raccogliere richieste di arrivo anticipato e segnalare problemi di accesso. Registrazione, verifica del documento e chiave sono fornite dal tuo sistema di check-in.
Una chiamata da o verso l’ospite sull’arrivo: orari, indicazioni, arrivo tardivo. Una risponde alle chiamate di arrivo a qualsiasi ora. Scopri l’agente vocale AI.
Orario di arrivo, come entrare, dove parcheggiare, Wi-Fi e chi contattare. Consulta il nostro modello di istruzioni per il check-in tardivo; invia il numero di camera separatamente dal codice di accesso.
Come farebbe una persona alla reception: Una controlla nome e date del soggiorno, oppure il telefono sulla prenotazione insieme alle date, o un’altra combinazione ragionevole. Una non chiede mai numeri di passaporto.
Conferma la prenotazione, controlla il documento secondo le norme locali, raccogli i recapiti e la firma sulla scheda di registrazione e garantisci il pagamento. La registrazione online o su tablet fa lo stesso in digitale.
Il prezzo dipende dal numero di camere e dal piano: calcolalo. Una include una prova gratuita di 14 giorni e puoi annullare in qualsiasi momento. Altre risposte su configurazione e contratti: AI per hotel.
Fai a Una una domanda sull’arrivo
Parla con Una, scrivile una domanda abituale dei tuoi ospiti oppure prenota 30 minuti con il team. Panoramica: AI per hotel.